Die Lucoyo Health GmbH bietet keine psychologische Beratung oder Therapie. Wenn du oder eine dir nahestehende Person dringend Hilfe benötigt, wende dich bitte an eine professionelle Anlaufstelle oder den Notruf unter 112. Die Telefonseelsorge erreichst du rund um die Uhr und kostenfrei unter 0800 111 0 111 oder www.telefonseelsorge.de.
Psychotherapeut:innen stehen tagtäglich vor der Herausforderung, ihren Patient:innen gerecht zu werden und gleichzeitig die Vielzahl an organisatorischen Aufgaben zu bewältigen. Anfragen, Rückrufe, Wartelisten und die gesetzlich vorgeschriebene telefonische Erreichbarkeit nehmen viel Zeit in Anspruch, die im therapeutischen Alltag fehlt.
Auch Dr. Steffen Jütting, Facharzt für psychosomatische Medizin und Psychotherapie in Hamburg, kannte diese Belastung nur zu gut. Vor der Einführung von Lucoyo war sein Praxisalltag von chaotischen Abläufen geprägt: Viele Anfragen liefen ins Leere, Rückmeldungen erfolgten ohne System, und er hatte häufig das Gefühl, seinen Patient:innen nicht gerecht zu werden. Das schlechte Gewissen, Anfragen nicht beantworten zu können, begleitete ihn ständig. Heute nutzt er sowohl die Lucoyo Software zur Anfragen- und Praxisorganisation als auch den Telefonservice für die gesetzlich vorgeschriebene Erreichbarkeit. Damit haben sich seine Abläufe grundlegend verändert: Die Organisation ist klar strukturiert, Anfragen werden fair und transparent verwaltet und er selbst ist mental deutlich entlastet.
Diese Fallstudie zeigt, wie Dr. Jütting den Schritt zu Lucoyo erlebt hat, welche Herausforderungen er damit löste und wie sich sein Praxisalltag nachhaltig verbessert hat.
Bevor Dr. Jütting Lucoyo einsetzte, war die Verwaltung von Therapieanfragen eine große Belastung. Viele Nachrichten auf dem Anrufbeantworter konnte er nicht rechtzeitig beantworten, E Mails blieben aufgrund fehlender Kapazitäten oft unbearbeitet. In seiner Suche nach Lösungen griff er zeitweise auf provisorische Kommunikationswege zurück – doch schnell wurde ihm klar, dass diese für den Praxisalltag weder professionell noch dauerhaft geeignet waren. Besonders schwierig war für ihn der Umgang mit freien Kapazitäten. Da er bewusst keine Warteliste führte, um Patient:innen nicht zu frustrieren, entschied letztlich oft der Zufall, wer einen Platz erhielt. Wenn er eine E-Mail öffnete, nahm er häufig die zuletzt eingegangene Anfrage. Transparenz und Fairness waren dadurch kaum möglich. Dieses Empfinden, den Anfragen nicht hinterherzukommen, begleitete ihn dauerhaft.
Er selbst beschreibt es so:
„Ich hatte ständig das Gefühl, es nicht allen gerecht zu werden. Viele Anfragen blieben unbeantwortet, was ein schlechtes Gewissen hinterließ. Alles war zufällig, wer Glück hatte, den habe ich erreicht. Mit Fairness hatte das nichts zu tun. “
Besonders chaotisch gestaltete sich die gesetzlich vorgeschriebene telefonische Erreichbarkeit. Gemeinsam mit seinen Kolleg:innen versuchte er, die Sprechzeiten über eine gemeinsame Telefonnummer abzudecken. Ein klares System gab es dabei nicht, viele Anrufe gingen ins Leere.
Er erinnert sich:
„Das war harnebüchen. Am Ende hat es nicht mehr funktioniert. Patienten kamen nicht durch, manchmal habe ich es schlicht vergessen. Das hat mich sehr belastet, weil ich wusste: Eigentlich müsste ich erreichbar sein, aber ich konnte es nicht zuverlässig gewährleisten. “
Hinzu kam, dass Gespräche am Telefon oft viel länger dauerten als geplant. Viele Patient:innen nutzten die Gelegenheit, endlich einen Therapeuten persönlich zu erreichen, und schilderten ausführlich ihre Situation. Er wollte die Hilfesuchenden nicht einfach unterbrechen, verstand ihre Lage und hörte deshalb geduldig zu, doch genau dadurch entwickelten sich die Telefonate häufig zu halben Sprechstunden, was den Zeitdruck zusätzlich erhöhte.
Auf Lucoyo aufmerksam wurde Dr. Jütting eher zufällig: Beim Scrollen auf Instagram entdeckte er eine Anzeige, die ihn direkt ansprach. Ein Klick führte zum ersten Gespräch mit dem Team und schon hier entstand bei ihm der Eindruck, dass hinter Lucoyo eine klare Idee und viel Engagement steckt. Besonders beeindruckte ihn die Energie und Überzeugungskraft, mit der das Team an der Umsetzung arbeitete.
„So eine Idee durchzubringen, fand ich sehr beeindruckend“ , erinnert er sich. „Das Konzept war von Grund auf stimmig. “
Dieser erste Eindruck legte die Grundlage für sein Vertrauen. Ganz ohne Bedenken war der Start jedoch nicht. Als einer der ersten Kund:innen fragte er sich, ob ein junges Start-up langfristig bestehen kann. Was würde passieren, wenn Lucoyo nach einem Jahr wieder vom Markt verschwinden sollte? Würden genügend andere Psychotherapeut:innen mitmachen, damit sich die Plattform trägt? Diese Unsicherheiten begleiteten ihn zunächst.
Doch im direkten Austausch mit dem Team erlebte er immer wieder Transparenz und Klarheit. Er hatte das Gefühl, dass nichts beschönigt wurde und dass hinter jeder Entscheidung ein klares Konzept stand. Vor allem die Perspektive, dass Lucoyo kontinuierlich weiterentwickelt und ausgebaut werden sollte, überzeugte ihn schließlich:
„Es wirkte alles sehr transparent. Ich hatte das Gefühl, dass hier nichts vorgemacht wird, sondern dass es eine klare Richtung gibt und eine echte Perspektive.“
Am Ende überwog für ihn die Zuversicht. Das Team vermittelte ihm die Sicherheit, dass er nicht nur eine kurzfristige Lösung ausprobierte, sondern Teil eines wachsenden Projekts wurde, das nachhaltige Strukturen schaffen würde. Deshalb entschied er sich bewusst für Lucoyo. Als im weiteren Verlauf zusätzlich der Telefonservice angeboten wurde, war für ihn schnell klar, dass auch dieser Baustein perfekt zu seinen Praxisbedürfnissen passte.
Die Einführung von Lucoyo verlief für Dr. Jütting überraschend unkompliziert. Er beschreibt den gesamten Prozess als „sehr einfach und top begleitet“. Technische oder organisatorische Hürden gab es für ihn nicht, im Gegenteil: Alles funktionierte von Beginn an reibungslos.
Besonders positiv hebt er die Unterstützung durch das Lucoyo-Team hervor. Auf Fragen erhielt er stets umgehend eine Rückmeldung, sodass sich mögliche Unsicherheiten direkt klären ließen. Gerade in der Anfangsphase empfand er es als wertvoll, jederzeit eine klare und verlässliche Ansprechperson zu haben.
Auch beim Telefonservice konnte er schnell Vertrauen fassen. Ihm war wichtig, dass Patient:innen professionell und zuverlässig betreut werden, wenn sie in der Praxis anrufen. Schon nach kurzer Zeit war für ihn klar, dass die Anrufannahme in guten Händen liegt.
Insgesamt verlief die Einführung deutlich schneller und einfacher, als er es erwartet hatte. Heute beschreibt er den Start mit Lucoyo als rundum positiv und hebt hervor, dass er sich von Anfang an gut begleitet und unterstützt fühlte.
Seit der Einführung von Lucoyo hat sich Dr. Jüttings Praxisalltag spürbar verändert. Besonders häufig nutzt er die Anfrage- und Wartelistenfunktion. Für ihn bedeutet das mehr Transparenz und Fairness: Patient:innen können gezielt nachrücken, sobald Kapazitäten frei werden. Früher entschied oft der Zufall, heute läuft die Vergabe strukturiert und nachvollziehbar.
Auch die Übersichtlichkeit der Anfragen empfindet er als großen Vorteil. Schon bei der Anfrage erhält er wichtige Informationen, die ihm eine schnelle Einschätzung ermöglichen. So kann er beispielsweise akute Fälle sofort erkennen und vorziehen, ohne lange Listen durchsuchen oder zahlreiche Rückrufe tätigen zu müssen.
Ein weiteres entscheidendes Kriterium für ihn ist die mobile Nutzung. Lucoyo verwendet er ausschließlich über sein Handy. Diese Flexibilität gibt ihm die Freiheit, Anfragen unabhängig vom Ort zu bearbeiten, sogar unterwegs beim Spazierengehen. Das trägt nicht nur zu mehr Freiheit im Alltag bei, sondern auch zu seiner mentalen Entlastung. Während er früher oft ein schlechtes Gewissen hatte, weil erAnfragen nicht rechtzeitig bearbeiten konnte, weiß er heute, dass alles transparent abläuft und nichts verloren geht.
Auch der Telefonservice hat seinen Praxisalltag spürbar erleichtert. Anrufe werden zuverlässig entgegengenommen, dokumentiert und an ihn weitergeleitet. Gerade während Urlaubszeiten oder Abwesenheiten gibt ihm das Sicherheit. Er weiß, dass Patient:innen nicht ins Leere laufen, sondern professionell betreut werden.
Für ihn selbst bedeutet das eine enorme Entlastung:
„Für mich ist der Telefonservice unbezahlbar. Es ist ein gutes Gefühl zu wissen: Da geht jemand ran, zuverlässig, freundlich und professionell.“
Ein weiterer Vorteil: Durch die Distanz zwischen Patient:innen und Telefonservice fällt es leichter, Gespräche klarer zu strukturieren. Früher entwickelten sich Telefonate oft zu halben Sprechstunden, heute läuft die Kommunikation professioneller und für beide Seiten angenehmer ab.
Auch Patient:innen spüren die Veränderungen durch Lucoyo deutlich. Während früher viele Anfragen unbeant-wortet blieben oder Rückmeldungen vom Zufall abhingen, erleben sie heute klare und transparente Abläufe. Schon die Aufnahme auf die Warteliste vermittelt Sicherheit, weil nachvollziehbar ist, dass ihre Anfrage berücksichtigt wird, selbst wenn Wartezeiten unvermeidbar bleiben. Besonders positiv reagieren Patient:innen auf die telefonische Erreichbarkeit. Viele berichten Dr. Jütting, dass es ihnen ein gutes Gefühl gibt, wenn sofort jemand ans Telefon geht, anstatt mehrfach vergeblich anzurufen. Dadurch fühlen sie sich ernst genommen und besser begleitet.
Insgesamt trägt Lucoyo damit nicht nur zur Entlastung für Therapeut:innen bei, sondern auch zu mehr Fairness und Verlässlichkeit für Hilfesuchende.
Am Ende des Gesprächs zieht Dr. Jütting ein durchweg positives Fazit. Für ihn ist Lucoyo in erster Linie ein verlässlicher Partner, der Struktur in den Praxisalltag bringt, Stress reduziert und für mehr Fairness im Umgang mit Patient:innen sorgt.
Den größten Gewinn sieht er in der spürbaren Entlastung. Da er Lucoyo ausschließlich mobil nutzt, kann er Anfragen jederzeit und an jedem Ort bearbeiten. Das verschafft ihm neue Freiheiten im Alltag. Zusätzlich profitiert er von der Zeitersparnis und davon, dass organisatorische Aufgaben heute klarer und strukturierter ablaufen. Besonders wichtig ist für ihn das gute Gefühl, Patient:innen gerecht zu werden. Genau dieser Punkt hatte ihn vor Lucoyo stark belastet.
Dr. Jütting fasst es so zusammen:
„Lucoyo ist ein verlässlicher Partner für Praxisorganisation, freundlich, innovativ und menschlich. Ich möchte es nicht missen.“
Seine Empfehlung fällt eindeutig aus: Er würde Lucoyo jederzeit weiter-empfehlen. Für ihn steht fest, dass nicht nur Psychotherapeut:innen profitieren, sondern auch Patient:innen. Diese erleben heute eine klare und transparente Kommunikation, anstatt im Ungewissen zu bleiben.
Der größte Nutzen für ihn persönlich lässt sich in wenigen Punkten zusammenfassen:
Damit steht für ihn fest: Lucoyo ist zu einem unverzichtbaren Bestandteil seines Praxisalltags geworden.
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