Die Lucoyo Health GmbH bietet keine psychologische Beratung oder Therapie. Wenn du oder eine dir nahestehende Person dringend Hilfe benötigt, wende dich bitte an eine professionelle Anlaufstelle oder den Notruf unter 112. Die Telefonseelsorge erreichst du rund um die Uhr und kostenfrei unter 0800 111 0 111 oder www.telefonseelsorge.de.
Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeut:innen stehen in ihrem Arbeitsalltag vor einer besonderen Herausforderung: Sie begleiten nicht nur junge Patient:innen in teils sehr belastenden Entwicklungsphasen, sondern stehen gleichzeitig in engem Austausch mit Eltern, Kinderärzt:innen und weiteren Bezugspersonen. Neben der therapeutischen Arbeit erfordert dies ein hohes Maß an Organisation, Koordination und Kommunikation. Dazu kommen gesetzliche Vorgaben wie die telefonische Erreichbarkeit sowie der Umgang mit fortlaufend steigenden Therapieanfragen. Insbesondere in einer Zeit, in der psychotherapeutische Versorgung für Kinder und Jugendliche vielerorts knapp ist.
Auch Frau Seelmeyer, approbierte psychologische Psychotherapeutin mit Zusatzausbildung in Kinder- und Jugendlichenpsychotherapie, kennt diese Belastung sehr gut.. Vor der Einführung von Lucoyo war ihr Praxisalltag stark von organisatorischen Aufgaben geprägt: lange Telefonsprechzeiten, zahlreiche Rückrufe und eine Wartelistenführung, die viel Zeit beanspruchte. Gleichzeitig musste sie Eltern und Jugendlichen vermitteln, dass trotz akutem Leidensdruck die Behandlung oft erst nach vielen Monaten beginnen konnte. Das war für sie nicht nur zeitintensiv, sondern auch emotional belastend – insbesondere dann, wenn Hilfesuchende mehrfach vergeblich versuchten, sie telefonisch zu erreichen.
Heute nutzt Frau Seelmeyer Lucoyo zur strukturierten Verwaltung ihrer Therapieanfragen. Das hat ihren Praxisalltag spürbar entlastet: Anfragen können unkompliziert gestellt und fair verwaltet werden, Rückmeldungen erfolgen transparent, und sie kann sich wieder stärker auf das konzentrieren, was ihr am wichtigsten ist – die therapeutische Arbeit mit Kindern, Jugendlichen und ihren Familien.
Bevor Frau Seelmeyer Lucoyo einsetzte, nahm die Bearbeitung von Therapieanfragen einen spürbar großen Teil ihres Wochenstarts ein. Die Anfragen liefen vollständig über die gesetzlich vorgeschriebene telefonische Sprechstunde am Montagmorgen. Da der Bedarf in der Kinder- und Jugendlichenpsychotherapie sehr hoch ist, versuchten viele Familien in genau diesem kurzen Zeitfenster, einen Platz zu bekommen.
Nicht alle erreichten sie dabei direkt. Um dennoch sicherzustellen, dass Familien die Möglichkeit hatten, auf die Warteliste aufgenommen zu werden, rief Frau Seelmeyer im Anschluss diejenigen zurück, bei denen erkennbar war, dass sie mehrfach versucht hatten, Kontakt aufzunehmen. Dadurch verlängerte sich die ursprünglich bis 9:00 Uhr angesetzte Telefonsprechstunde regelmäßig bis 10:00 oder 10:30 Uhr und erforderte zusätzlich Zeit und Aufmerksamkeit – obwohl zu diesem Zeitpunkt meist keine freien Plätze zur Verfügung standen.
Die Rückrufe dauerten häufig länger, da Eltern die Möglichkeit nutzten, ihre Situation zu schildern und erste Fragen zu klären. Frau Seelmeyer nahm sich dafür bewusst Zeit, um Orientierung zu bieten und gemeinsam einzuschätzen, ob ihre Praxis der passende Ansprechpartner sein könnte oder ob eine andere Stelle zunächst geeigneter wäre.
Vor der Einführung von Lucoyo führte die Anfragenverwaltung in Kombination mit der zusätzlichen telefonischen Nacharbeit vor allem zu Wochenbeginn zu einem regelmäßigen Mehraufwand.
„Ich war nicht nur mit der Sprechstunde beschäftigt, sondern habe im Anschluss oft noch eine bis anderthalb Stunden damit verbracht, zurückzurufen und abzuklären, obwohl ich die meisten Familien kurzfristig gar nicht unterbringen konnte.“
Auf Lucoyo aufmerksam geworden ist Frau Seelmeyer über eine Kollegin, die die Software bereits getestet hatte. Zusätzlich las sie in einem Fachmagazin über die Lösung zur digitalen Anfragenverwaltung in psychotherapeutischen Praxen. Da sie mit der bisherigen Organisation ihres Anfrageaufkommens unzufrieden war, entschied sie sich, Lucoyo in einer Testphase auszuprobieren.
Ihr erster Eindruck war, dass sich Lucoyo schnell und ohne großen Aufwand in den bestehenden Praxisalltag integrieren ließ. Die Handhabung empfand sie als intuitiv, und der Anmeldeprozess für Familien war aus ihrer Sicht klar strukturiert und verständlich. Technische oder organisatorische Hürden gab es dabei keine. Die Einbindung des Links übernahm die Person, die ohnehin ihre Praxiswebsite betreut.
„Ich hatte eigentlich keine Bedenken. Ich dachte mir: Ich habe ja nichts zu verlieren – vor allem, weil ich mit dem System davor nicht zufrieden war.“
Überzeugt hat sie insbesondere das direkte Erleben der Zeitersparnis und die positive Rückmeldung der Kollegin: Die relevanten Informationen liegen bereits bei der Anfrage vollständig vor, Rückrufe reduzieren sich und die Bearbeitung verteilt sich besser über die Woche. Dieses Zusammenspiel bestätigte ihr, dass Lucoyo eine spürbare Entlastung im Praxisalltag ermöglichen kann.
Die Einführung von Lucoyo verlief in der Praxis von Frau Seelmeyer unkompliziert. Den Link zur Anmeldung integrierte die Person, die ohnehin ihre Praxiswebsite betreut – weitere technische Anpassungen waren nicht erforderlich. Auch organisatorisch ließ sich Lucoyo ohne Unterbrechung des Praxisbetriebs einbinden.
Die Einarbeitung empfand sie als intuitiv. Die Benutzeroberfläche war für sie schnell nachvollziehbar und die Funktionen ließen sich direkt im Alltag anwenden.
Auch die Unterstützung durch das Lucoyo-Team nahm sie als verlässlich und hilfreich wahr.
„Die Unterstützung war sehr gut. Es war alles schnell und unkompliziert umzusetzen.“
Seit der Einführung von Lucoyo hat sich die Bearbeitung von Therapieanfragen für Frau Seelmeyer deutlich vereinfacht. Anfragen gehen nun strukturiert über das Online-Formular ein, sodass alle relevanten Informationen, wie Erziehungsberechtigung, behandelnde Kinderärzt:innen oder die Offenheit für Gruppentherapieangebote, bereits vorliegen. Diese Daten kann sie direkt in die Akte übernehmen, ohne sie im Gespräch erst erheben zu müssen.
Besonders hilfreich ist für sie die digitale Wartelistenfunktion. Zuvor führte sie eine Warteliste in Papierform, die sie häufig auch außerhalb der Praxis dabeihatte, um bei kurzfristig frei werdenden Terminen Rückmeldungen an Familien geben zu können. Mit Lucoyo entfällt dies vollständig: Die Warteliste ist jederzeit digital zugänglich, klar strukturiert und auf dem aktuellen Stand.
Durch die Möglichkeit, einen freien Termin gleichzeitig an mehrere Familien auf ähnlicher Wartelistenposition zu senden, entfallen die früher nötigen Einzelanrufe. Wer zuerst zusagt, erhält den Termin; alle anderen werden automatisch informiert. Dadurch reduzieren sich kurzfristige Abstimmungen erheblich.
„Der Montag ist jetzt deutlich entspannter. Ich kann während der Telefonsprechstunde am Schreibtisch arbeiten und muss danach nicht mehr eine Stunde lang zurückrufen.“
Auch die Aktualisierung der Warteliste erfolgt heute automatisch: Lucoyo fragt regelmäßig den Bedarf der Familien ab und aktualisiert die Liste entsprechend. Vorher war es notwendig, dass sich Familien nach einigen Wochen erneut meldeten, um den Bedarf zu bestätigen – heute entfällt dieser Schritt für beide Seiten.
Darüber hinaus profitieren auch die Familien selbst. Sie müssen nicht mehr versuchen, genau während der Telefonsprechstunde durchzukommen, sondern können ihre Anfrage jederzeit online stellen. Für viele ist es entlastend, dass die Anfrage sicher erfasst wird, unabhängig davon, ob aktuell ein Platz frei ist oder nicht.
„Eltern müssen nicht mehr hoffen, im richtigen Moment anzurufen. Sie können die Anfrage einfach stellen und wissen, dass sie ankommt.“
Durch die Reduktion von organisatorischen Rückrufen und Abstimmungen gewinnt Frau Seelmeyer zudem spürbar Zeit für die eigentliche therapeutische Versorgung. Sie berichtet, dass sie seit der Einführung von Lucoyo zwei zusätzliche Patient:innen aufnehmen kann. Damit profitieren Familien nicht nur von einer erleichterten Anfrage, sondern auch von erweiterten Behandlungskapazitäten in der Praxis.
Insgesamt spart Frau Seelmeyer durch Lucoyo wöchentlich etwa ein bis zwei Stunden Zeit. Vor allem aber beginnt sie ihre Woche ruhiger, mit mehr Übersicht und weniger telefonischem Druck.
Für Frau Seelmeyer hat sich der Einsatz von Lucoyo spürbar auf ihren Praxisalltag ausgewirkt. Sie beschreibt, dass ihr insbesondere der Montag, der Tag der telefonischen Sprechstunde, heute deutlich entspannter verläuft. Anstatt im Anschluss an die Sprechzeit noch zahlreiche Rückrufe zu tätigen, kann sie sich wieder auf inhaltliche Aufgaben und die Versorgung ihrer Patient:innen konzentrieren. Auch kurzfristige Terminverschiebungen oder Absagen lassen sich nun unkompliziert über die digitale Wartelistenfunktion lösen.
Darüber hinaus sieht sie auch für Familien einen klaren Nutzen. Sie können ihre Anfrage nun jederzeit stellen, unabhängig von festen telefonischen Zeitfenstern, und erhalten die Sicherheit, dass ihre Informationen vollständig und strukturiert übermittelt werden. Gerade in Situationen, in denen die Belastung ohnehin hoch ist, empfindet sie das als Entlastung für die Familien.
Für sich selbst beschreibt sie vor allem eine deutliche Arbeitserleichterung. Die organisatorischen Aufgaben sind nicht nur weniger geworden, sondern laufen heute auch strukturierter und ruhiger ab, ohne das Gefühl, etwas „hinten anschieben“ oder spontan zusätzlich leisten zu müssen. Dadurch bleibt mehr Raum für das, worum es in ihrer Arbeit im Kern geht: die therapeutische Begleitung der Kinder und Jugendlichen.
Auch deshalb würde sie Lucoyo weiterempfehlen – und hat dies bereits getan.
„Ich würde Lucoyo auf jeden Fall weiterempfehlen. Es ist eine große Arbeitserleichterung – sowohl für uns Therapeut:innen als auch für die Familien.“
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