Gemeinschaftspraxis Dr. Steiger-Loerbroks
Wie Lucoyo Übersicht schafft und das Team unabhängiger macht
Über die Praxis
- Praxisform: Psychotherapeutische Gemeinschaftspraxis mit Schwerpunkt auf kognitiver Verhaltenstherapie
- Praxisleitung: Dr. Vera Steiger-Loerbroks
- Praxisstandort: Hessengasse 1, 69181 Leimen
Wenn viele Anfragen auf ein wachsendes Team treffen
In einer Gemeinschaftspraxis treffen viele Anfragen, unterschiedliche Therapieangebote und mehrere Arbeitsabläufe aufeinander. In der Praxis von Dr. Vera Steiger-Loerbroks arbeiten aktuell fünf Therapeut:innen; zwei weitere sollen dazukommen. Entsprechend wichtig ist eine Organisation, die für alle im Team nachvollziehbar bleibt.
Im Gespräch berichten Praxisinhaberin Dr. Vera Steiger-Loerbroks und Sprechstundenhilfe Frau Walther-Fuchs, wie Lucoyo dabei hilft, Anfragen strukturiert zu steuern, Termine schneller nachzubesetzen und die Arbeit im Team zu erleichtern.
„Es ist ein mittlerweile unverzichtbares Kommunikations- und Verwaltungstool in der Praxis.“
Herausforderungen vor Lucoyo
Bevor die Gemeinschaftspraxis mit Lucoyo arbeitete, wurden Anfragen per E-Mail und telefonisch entgegengenommen und in einer PC-gestützten Warteliste geführt. Für Frau Walther-Fuchs, die als Quereinsteigerin in den Praxisalltag kam, war die Übergangsphase mit dem bisherigen System vor allem eines: unübersichtlich.
Viele Kürzel machten es schwierig, Anfragen eindeutig einzuordnen. Zudem enthielt die Warteliste zahlreiche Einträge von Patient:innen, die keinen Bedarf mehr hatten. Dr. Vera Steiger-Loerbroks erinnert sich daran, dass bei der telefonischen Nachbesetzung oft Patient:innen auf der Liste kontaktiert wurden, die längst nicht mehr auf einen Termin warteten.
„Es waren auch viele Aktenleichen drin. Das heißt, Patient:innen, die gar keinen Bedarf mehr hatten. […] Es war eine Riesendatei, ohne einen Überblick zu haben.“
In einer Gemeinschaftspraxis war zusätzlich die interne Abstimmung aufwendig: Für die Zuweisung einer Anfrage brauchte es Rückfragen per E-Mail, persönlich oder per Zettel im Ablagefach. Die Sprechstundenhilfe musste klären, welche Therapeutin oder welcher Therapeut fachlich passend war, ob ein Erstgespräch oder eine Doppelstunde benötigt wurde und wo eine Lücke sinnvoll nachbesetzt werden konnte.
Das führte zu vielen Kommunikationsschleifen und nahm Zeit in Anspruch, die im Praxisalltag an anderer Stelle fehlte. Frau Walther-Fuchs schätzt, während der Umstellung bis zu zwei Stunden ihres fünfstündigen Arbeitstags mit der Verwaltung der Anfragen beschäftigt gewesen zu sein. Nach Einschätzung von Dr. Steiger-Loerbroks investierte die vorherige Sekretärin bei einer 25-Stunden-Woche sogar etwa 15 bis 20 Stunden pro Woche in Anfragenverwaltung und Terminierung.
„Das war wirklich sehr chaotisch, sehr durcheinander auch in der Kommunikation. […] Es war dann schon sehr überfordernd und doch schon stressig.“
Auch Dr. Steiger-Loerbroks kannte die Belastung aus ihrer eigenen Arbeit: Früher kamen Anfragen über den Anrufbeantworter herein, mussten abgehört und telefonisch beantwortet werden. Gespräche gingen dabei häufig über die reine Terminvereinbarung hinaus. Zwar nahm sie sich die notwendige Zeit für die Patient:innen, empfand diese Aufgabe jedoch als zusätzliche Belastung und fühlte sich mitunter zwischen Organisation und therapeutischer Arbeit zerrissen.
Erste Eindrücke und Entscheidung für Lucoyo
Besonders wichtig waren für sie zwei Aspekte: Patient:innen an Termine zu erinnern und ausgefallene Termine leichter nachbesetzen zu können. Die automatischen Terminerinnerungen haben die Häufung von Ausfallhonoraren aus ihrer Sicht deutlich reduziert.
Auf Lucoyo wurde Dr. Steiger-Loerbroks zunächst über die Fachpresse und eine Anzeige aufmerksam. Ihr erster Gedanke: Die Lösung könnte die organisatorischen Probleme in der Gemeinschaftspraxis lösen. Von den Möglichkeiten war sie schnell überzeugt und setzte Lucoyo zeitnah in der Praxis ein.
„Wir haben eigentlich kaum noch Ausfälle.“
Für ein Team mit mehreren Therapeut:innen war zudem entscheidend, dass Nachbesetzungen nicht mehr ausschließlich am Sekretariat hängen. Auch bei Krankheit oder kurzfristigen Absagen können Therapeut:innen selbst aktiv werden und passende Anfragen für freie Termine finden.
„Das war für mich eigentlich der Grund, Lucoyo zu implementieren.“
Einführung und Support
Die Einführung empfand Dr. Steiger-Loerbroks als unproblematisch. Das System sei einfach, übersichtlich und ohne umfangreiche Schulung vermittelbar. Frau Walther-Fuchs kam kurz nach dem Start mit Lucoyo in die Praxis und arbeitete damit von Beginn an im Alltag.
Auch bei Fragen oder technischen Problemen fühlte sich die Praxis gut unterstützt. Dr. Steiger-Loerbroks berichtet, dass dringende Anliegen zeitnah bearbeitet und ein konkretes Problem mit dem Absagen von Terminen noch am selben Tag gelöst wurde.
Die Gemeinschaftspraxis hat außerdem bereits den optionalen Telefonservice genutzt. Sowohl Frau Walther-Fuchs als auch Dr. Steiger-Loerbroks beschreiben diese zusätzliche telefonische Erreichbarkeit als hilfreich, wenn Unterstützung benötigt wird. Dr. Steiger-Loerbroks hebt dabei auch die gute Kommunikation hervor.
Wirkung im Praxisalltag
Heute laufen die Anfragen im Dashboard zusammen. Frau Walther-Fuchs prüft sie morgens, ordnet sie zu und nutzt zusätzlich angelegte Texte sowie Tags, um Informationen schnell sichtbar zu machen. Für die Sprechstunde kann sie Datenblätter ausdrucken; wichtige Angaben sind damit direkt verfügbar.
Die Tags helfen der Gemeinschaftspraxis besonders, unterschiedliche Bedarfe strukturiert zuzuordnen. Die Praxis arbeitet nicht nur mit Erwachsenen, sondern auch mit Kinder- und Jugendlichenpsychotherapie sowie Gruppen. Kategorien und individuelle Tags erleichtern es, passende Anfragen schneller zu finden. Gleichzeitig konnte die alte Warteliste zügig in Lucoyo integriert und aufgearbeitet werden – einschließlich des ursprünglichen Anfragedatums.
„Diese Tags sind wirklich Gold wert.“
Die Zuständigkeiten bleiben dabei flexibel: Viele Anfragen steuert Frau Walther-Fuchs zentral, während Therapeut:innen bei akuten Themen oder freien Kapazitäten selbst nach passenden Anfragen suchen und Nachbesetzungen vornehmen können. Das reduziert die Abhängigkeit vom Sekretariat und schafft im Team mehr Freiraum bei der Planung des Arbeitstags.
„Es macht jeden und jede, die hier arbeitet, unabhängiger in der Planung des Arbeitstags.“
Auch kurzfristige Absagen lassen sich leichter auffangen. Selbst wenn spät am Abend ein Termin frei wird, können Therapeut:innen diesen nachbesetzen. Bei Krankheitsfällen lassen sich Absagen unkompliziert versenden. Für Dr. Steiger-Loerbroks bedeutet das auch persönlich eine spürbare Entlastung: In Urlaubs- oder Krankheitszeiten des Sekretariats muss sie freie Termine nicht mehr zusätzlich zu ihrer eigenen Sprechstunde telefonisch besetzen.
Die automatisierte erste Nachricht informiert Anfragende direkt über wichtige Punkte, etwa das Ausfallhonorar und die Unterscheidung zwischen Kinder- und Jugendlichenpsychotherapie sowie Erwachsenenpsychotherapie. Laut Frau Walther-Fuchs erhält die Praxis darauf positives Feedback. Zudem gehen Nachrichten nicht mehr in E-Mail-Postfächern unter, und Patient:innen wissen frühzeitig, dass ihre Anfrage angekommen ist.
Auch für Bestandspatient:innen ist Lucoyo nach Aussage von Dr. Steiger-Loerbroks ein Gewinn: Terminerinnerungen werden geschätzt, und Absagen lassen sich schnell übermitteln.
„Lucoyo ist ein wirklich super gutes Kommunikationstool für die Praxis.“
Wirkung im Überblick
Abschließendes Fazit
Für Frau Walther-Fuchs liegt der größte Nutzen in der Übersichtlichkeit, der Vielfalt der Funktionen und der guten Einbindung in den Arbeitsalltag. Sie beschreibt Lucoyo in drei Worten als:
„Schnell, effizient, übersichtlich.“
Wie unverzichtbar Lucoyo für ihren Alltag geworden ist, fasst sie zudem sehr deutlich zusammen:
„Ganz ehrlich: Ohne Lucoyo wären wir aufgeschmissen. Unser Praxisalltag würde nicht so reibungslos funktionieren und wir könnten nicht so entspannt in den Tag starten.“
Dr. Steiger-Loerbroks betrachtet Lucoyo als umfassende Unterstützung der Arbeitsorganisation: bei der Pflege der Warteliste, bei der Kommunikation mit Patient:innen und vor allem bei der schnellen Nachbesetzung von Ausfällen. Das senkt den Stress für Therapeut:innen und Verwaltung gleichermaßen und sorgt dafür, dass keine Anfragen auf der Warteliste vergessen werden.
„Es ist einfach ein Rundum-sorglos-Paket, was Arbeitsorganisation angeht.“
Gerade für Gemeinschaftspraxen sieht das Team einen besonderen Mehrwert: Eine Person kann die Verwaltung koordinieren, während alle Therapeut:innen bei Bedarf unterstützend tätig werden können. So bleibt die Praxis handlungsfähig, auch wenn einzelne Personen ausfallen oder das Team wächst.
„Der Arbeitsprozess, der läuft einfach reibungsloser.“
Beide würden Lucoyo uneingeschränkt weiterempfehlen.