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Struktur in der Anfragenflut
Wie Psychotherapeutin Christiane Damm mit Lucoyo ihre Anfragen organisiert und ihren Praxisalltag deutlich entlastet
Über die Praxis
- Name & Rolle: Christiane Damm, Psychologische Psychotherapeutin (tiefenpsychologisch fundierte Psychotherapie)
- Praxisstandort: Hunoldstraße 69, 26203 Wardenburg – Hundsmühlen
- Praxisstruktur: Einzelpraxis, halber Kassensitz
- Patient:innen pro Woche: ca. 10–20
- Anfragen pro Woche: ca. 7 über Lucoyo, zusätzlich einzelne Anfragen per E-Mail
Struktur im Praxisalltag schaffen
Der Alltag in einer psychotherapeutischen Praxis besteht längst nicht nur aus Therapiegesprächen. Ein großer Teil der Arbeit entsteht bereits davor: Anfragen beantworten, Termine koordinieren, Wartelisten verwalten und Rückmeldungen organisieren. Gerade wenn viele Anfragen gleichzeitig eingehen, kann dieser organisatorische Aufwand schnell mehrere Stunden pro Woche in Anspruch nehmen.
Auch Christiane Damm, tiefenpsychologisch fundierte Psychotherapeutin in eigener Praxis, kennt diese Herausforderung gut. Besonders mit dem Aufbau ihrer Kassenzulassung nahm die Zahl der Patientenanfragen deutlich zu. Diese erreichten sie über verschiedene Kanäle – per Telefon, E-Mail oder Anrufbeantworter – und mussten manuell koordiniert werden. Ein großer Teil ihrer Zeit floss deshalb in organisatorische Aufgaben: Termine abstimmen, Wartelisten führen, Anfragen sortieren und Patient:innen zurückrufen. Gerade Telefonate entwickelten sich dabei häufig zu längeren Gesprächen, obwohl ursprünglich nur eine Terminabstimmung geplant war. Gleichzeitig wurde es zunehmend schwieriger, den Überblick über Anfragen, Wartelistenplätze und Rückmeldungen zu behalten.
Mit Lucoyo hat sich diese Organisation grundlegend verändert. Heute verwaltet Frau Damm ihre Patientenanfragen strukturiert über die Plattform. Anfragen lassen sich schneller einordnen, Wartelisten bleiben aktuell und der organisatorische Aufwand im Praxisalltag ist deutlich gesunken.
Diese Fallstudie zeigt, wie Frau Damm den Schritt zu Lucoyo erlebt hat, welche Herausforderungen sie zuvor im Praxisalltag hatte und wie sich ihre Anfragenverwaltung seitdem nachhaltig verändert hat.
Herausforderungen vor Lucoyo
Bevor Frau Damm Lucoyo einsetzte, war die Organisation von Patientenanfragen ein zeitintensiver Bestandteil ihres Praxisalltags. Anfragen erreichten sie über verschiedene Kanäle – telefonisch, per E-Mail oder über den Anrufbeantworter – und mussten manuell koordiniert werden. Termine abstimmen, Rückrufe tätigen, Wartelisten pflegen und Anfragen beantworten gehörten regelmäßig zu den organisatorischen Aufgaben neben der therapeutischen Arbeit.
Besonders herausfordernd war die telefonische Kommunikation mit Patient:innen. Viele Gespräche begannen mit einer Terminfrage, entwickelten sich jedoch schnell zu längeren Telefonaten, in denen Patient:innen ihre Situation schilderten. Für Frau Damm war es dabei schwierig, diese Gespräche zu unterbrechen, obwohl es ursprünglich nur um organisatorische Fragen ging.
Sie beschreibt diese Situation so:
„Wenn man Patienten am Telefon hatte, haben viele die Gelegenheit genutzt, schon sehr viele private Dinge zu erzählen. Das ist aus Patientensicht verständlich, aber aus Therapeutensicht schwierig – eigentlich ging es ja nur um eine Terminabsprache.“
Telefonate konnten dadurch schnell 10 bis 20 Minuten dauern, obwohl ursprünglich nur eine Terminvereinbarung geplant war. Gleichzeitig wurde dieser zusätzliche organisatorische Aufwand im Praxisalltag nicht vergütet. Insgesamt verbrachte Frau Damm etwa 3½ bis 4 Stunden pro Woche mit der Organisation von Patientenanfragen und Terminabsprachen.
Auch die Wartelistenverwaltung gestaltete sich schwierig. Diese führte sie damals händisch mit Papier und Stift. Wenn ein Therapieplatz frei wurde, begann sie damit, die Personen auf der Liste nacheinander anzurufen. Häufig meldeten sich Patient:innen jedoch erst verspätet zurück, während der Platz bereits einer anderen Person angeboten worden war – den Überblick über aktuelle Anfragen und Prioritäten zu behalten, wurde dadurch zunehmend schwieriger.
Kennzahlen vor Lucoyo
Erste Eindrücke und Entscheidung für Lucoyo
Auf Lucoyo aufmerksam wurde Frau Damm während ihrer Recherche zur digitalen Organisation ihrer Praxis. Sie suchte nach Möglichkeiten, Dokumente datenschutzkonform zu verwalten und digitale Prozesse sinnvoll mit ihrem Praxisverwaltungssystem zu verbinden. Im Zuge dieser Recherche stieß sie schließlich auf Lucoyo.
Zunächst war ihr jedoch nicht ganz klar, wie die Plattform im Praxisalltag konkret funktionieren würde. Deshalb entschied sie sich, direkt ein Beratungsgespräch zu vereinbaren. Dieses Gespräch hinterließ einen sehr positiven Eindruck: Ihre Fragen konnten direkt beantwortet werden und auch spezielle Anforderungen wurden offen besprochen. Für Frau Damm entstand dabei schnell das Gefühl, dass sich die Lösung unkompliziert in ihren Praxisalltag integrieren lassen würde.
Eine weitere Frage betraf den Umgang mit den Daten: Was würde passieren, wenn sie Lucoyo irgendwann nicht mehr nutzen möchte? Wichtig war für sie, dass sie jederzeit Zugriff auf ihre Patientendaten behält. Auch diese Sorge löste sich schnell auf, als sie erfuhr, dass alle Informationen problemlos exportiert werden können.
Letztlich überzeugte sie vor allem der organisatorische Mehrwert. Anfragen lassen sich strukturiert verwalten, Wartelisten bleiben übersichtlich und Termine können deutlich einfacher koordiniert werden.
Heute beschreibt sie ihre Entscheidung rückblickend so:
„Ich kann mir momentan nicht mehr vorstellen, ohne dieses Verwaltungssystem zu arbeiten.“
Einführung und Support
Die Einführung von Lucoyo verlief für Frau Damm insgesamt unkompliziert. Da sie sich selbst als technisch affin beschreibt, integrierte sie den Terminlink an mehreren Stellen auf ihrer Praxiswebsite und konnte die Plattform schnell in ihre bestehenden Abläufe einbinden. Auch bei Kolleg:innen habe sie beobachtet, dass die Einrichtung mit Hilfe der bereitgestellten Anleitungen gut funktioniert – selbst bei weniger technikaffinen Nutzer:innen. Bereits nach kurzer Zeit hatte sie sich in der Software zurechtgefunden. Insgesamt dauerte es nur etwa eine Woche, bis sie sich vollständig an die neuen Abläufe gewöhnt hatte.
Besonders positiv hebt sie dabei die Unterstützung durch das Lucoyo-Team hervor. Fragen wurden schnell beantwortet, Wünsche und Anforderungen wurden ernst genommen und auch zwischendurch erkundigte sich das Team nach ihren Erfahrungen mit der Plattform.
Insgesamt beschreibt sie die Einführung von Lucoyo als einfach und gut begleitet. Die Kombination aus klaren Strukturen, hilfreichen Anleitungen und einer erreichbaren Ansprechperson erleichterte ihr den Einstieg erheblich.
Wirkung im Praxisalltag
Seit der Einführung von Lucoyo hat sich der Praxisalltag von Frau Damm deutlich verändert. Besonders häufig nutzt sie die Wartelistenverwaltung sowie die strukturierte Organisation eingehender Anfragen. Die Plattform ermöglicht ihr, Patient:innen klar zu kategorisieren – etwa nach „Warten auf Erstgespräch“, „Warten auf Therapie“ oder „In Therapie“. Dadurch behält sie jederzeit den Überblick über ihre Anfragen und kann frei werdende Termine deutlich gezielter vergeben.
Ein großer Vorteil ist für sie auch die Möglichkeit, kurzfristig frei gewordene Termine effizient zu vergeben. Über Lucoyo kann sie mehrere wartende Patient:innen gleichzeitig informieren, sodass der Termin an die Person vergeben wird, die zuerst zusagt. Gleichzeitig bleiben Wartelisten automatisch aktuell, da Patient:innen regelmäßig bestätigen müssen, dass ihr Bedarf weiterhin besteht.
Auch die Qualität der Anfragen hat sich deutlich verbessert. Durch die strukturierten Vorabinformationen kann Frau Damm bereits bei der Anfrage erkennen, ob eine Behandlung grundsätzlich zu ihrem therapeutischen Angebot passt. Heute empfindet sie rund 97% der eingehenden Anfragen als passend für ihre Praxis.
Ein weiterer wichtiger Effekt ist die Zeitersparnis: Während sie früher rund 3½ bis 4 Stunden pro Woche für Anfragen- und Terminverwaltung aufwenden musste, benötigt sie heute meist nur noch wenige Minuten pro Tag. Insgesamt reduziert sich ihr organisatorischer Aufwand dadurch auf etwa 30 Minuten pro Woche.
Diese Veränderung wirkt sich auch auf ihre mentale Belastung aus. Während ihr Stresslevel im Zusammenhang mit der Praxisorganisation früher bei etwa 6–7 von 10 lag, beschreibt sie es heute nur noch bei etwa 2 von 10.
Auch Patient:innen profitieren
Auch für Patient:innen hat sich der Zugang zur Praxis spürbar verändert. Viele Menschen empfinden es als niedrigschwelliger, eine Anfrage online zu stellen, anstatt telefonisch Kontakt aufnehmen zu müssen. Gleichzeitig erhalten sie deutlich schneller eine Rückmeldung: Während Antworten früher teilweise bis zu einer Woche dauern konnten, erfolgt eine Rückmeldung heute meist innerhalb weniger Stunden. Zudem wissen Patient:innen, dass ihre Anfrage nicht verloren geht, sondern transparent in der Warteliste erfasst wird. Das schafft Sicherheit und erleichtert den Zugang zur Therapie.
Wirkung im Überblick
Persönliches Fazit
Am Ende des Gesprächs zieht Frau Damm ein durchweg positives Fazit. Für sie ist Lucoyo vor allem eine große organisatorische Entlastung im Praxisalltag. Besonders die strukturierte Verwaltung von Erstanfragen und Wartelisten hat ihre Arbeitsabläufe spürbar vereinfacht. Durch die klare Übersicht über eingehende Anfragen, Wartelisten und Terminoptionen kann sie ihre Zeit heute deutlich gezielter einsetzen.
Den größten Nutzen sieht sie deshalb in der strukturierten Organisation von Patientenanfragen, insbesondere bei der Verwaltung von Erstgesprächen und neuen Therapieanfragen. Genau diese Aufgaben hatten zuvor einen großen Teil ihres organisatorischen Aufwands ausgemacht. Auf die Frage, ob sie Lucoyo anderen Psychotherapeut:innen empfehlen würde, fällt ihre Antwort eindeutig aus. Gerade für Praxen mit vielen Anfragen und langen Wartelisten sieht sie einen großen Mehrwert in der strukturierten Organisation und der damit verbundenen Entlastung.
Ihre Empfehlung lautet deshalb:
„Uneingeschränkt.“
Für Frau Damm ist Lucoyo heute ein fester Bestandteil ihres Praxisalltags geworden – eine Lösung, die organisatorische Aufgaben vereinfacht und ihr mehr Raum für das Wesentliche gibt: die Arbeit mit ihren Patient:innen.
„Sollte eigentlich jede Praxis haben können – denn wenn man es einmal nutzt, fragt man sich: Wie habe ich das eigentlich vorher gemacht?“