Die Lucoyo Health GmbH bietet keine psychologische Beratung oder Therapie. Wenn du oder eine dir nahestehende Person dringend Hilfe benötigt, wende dich bitte an eine professionelle Anlaufstelle oder den Notruf unter 112. Die Telefonseelsorge erreichst du rund um die Uhr und kostenfrei unter 0800 111 0 111 oder www.telefonseelsorge.de.
Psychotherapeut:innen stehen täglich vor der Herausforderung, nicht nur ihre Patient:innen bestmöglich zu unterstützen, sondern gleichzeitig auch die stetig wachsende Flut an organisatorischen Aufgaben zu bewältigen. Anfragen, Rückrufe, Wartelisten und Terminabstimmungen nehmen oft mehrere Stunden pro Woche in Anspruch – wertvolle Zeit, die im eigentlichen therapeutischen Prozess fehlt.
Auch Celina Manasse, Psychotherapeutin in eigener Praxis, kennt diese Belastung nur zu gut. Vor der Einführung von Lucoyo war sie regelmäßig damit konfrontiert, lange Telefonlisten abzuarbeiten, Absagen zu erteilen und Anfragen zu verwalten, die nicht immer zu ihrer Praxis passten.
Die Folge: ein hoher organisatorischer Aufwand, mentaler Stress und das Gefühl, Patient:innen nicht so schnell helfen zu können, wie sie es sich wünschte. Mit Lucoyo hat sich das grundlegend verändert. Heute profitiert Frau Manasse von einer strukturierten Anfragenverwaltung, einer effizienten Wartelistenorganisation und einer klaren Kommunikation mit ihren Patient:innen. Sie gewinnt wöchentlich mehrere Stunden Zeit zurück, ihr Stresslevel hat sich deutlich reduziert und ihre Patient:innen schätzen die schnelle Rückmeldung und transparente Abläufe.
Diese Fallstudie zeigt, wie Frau Manasse den Schritt zu Lucoyo erlebt hat, welche Herausforderungen sie damit löste und wie sich ihr Praxisalltag nachhaltig verbessert hat.
Bevor Frau Manasse Lucoyo einsetzte, war die Verwaltung von Therapieanfragen ein erheblicher organisatorischer Aufwand. Neue Patient:innen mussten ihre Telefonnummer hinterlassen und Frau Manasse rief jede einzelne Person persönlich zurück.
Jeder Rückruf dauerte im Schnitt 10 bis 15 Minuten, da sie sich die Zeit nahm, die Anliegen ernsthaft anzuhören, auch wenn am Ende oft nur eine Absage möglich war. Insgesamt kamen so mindestens 3 Stunden pro Woche zusammen. Teilweise nahm sie sogar Patient:innen auf, obwohl ihre Kapazitäten erschöpft waren, aus dem Gefühl heraus, niemanden im Stich lassen zu wollen.
Parallel dazu sammelten sich offene Rückruflisten an: bis zu 5–6 Patient:innen warteten gleichzeitig auf eine Rückmeldung, oft über mehrere Wochen hinweg. Auch die Wartelisten wurden manuell im Praxisprogramm gepflegt. Ein hoher Verwaltungsaufwand, der zusätzlich Zeit kostete und die Kommunikation mit Patient:innen unstrukturiert machte. Besonders belastend war, dass Patient:innen häufig 3–4 Wochen auf eine Rückmeldung warten mussten und nicht sofort erfuhren, dass die tatsächliche Wartezeit bis zum Erstgespräch 6 Monate bis über ein Jahr betragen konnte. Für Frau Manasse bedeutete das nicht nur organisatorischen Mehraufwand, sondern auch eine spürbare emotionale Belastung.
Auf Lucoyo aufmerksam geworden ist Frau Manasse eher zufällig: Sie hatte an einer Umfrage zur psychotherapeutischen Sprechstunde teilgenommen und erhielt daraufhin eine E-Mail mit weiteren Informationen. Die Nachricht blieb zunächst eine Weile im Postfach, doch die Idee überzeugte sie sofort.
Schließlich vereinbarte sie einen Beratungstermin und spätestens im Gespräch war für sie klar, dass sie Lucoyo ausprobieren wollte. Ihr erster Eindruck war durchweg positiv. Besonders angetan war sie von der Möglichkeit, die Wartelistenverwaltung zu optimieren: Patient:innen werden aktiv gefragt, ob sie noch auf der Liste bleiben möchten oder bereits einen Platz gefunden haben. Dadurch entfällt für die Psychotherapeutin das mühsame Nachtelefonieren und die Verantwortung liegt stärker bei den Patient:innen selbst.
Als ebenso hilfreich empfand sie, dass bei jeder Anfrage bereits die wichtigsten Informationen zu den Patient:innen übersichtlich vorliegen, etwa Vorerfahrungen mit Psychotherapie oder die aktuelle Symptomatik. So kann sie auf einen Blick erkennen, ob eine Anfrage grundsätzlich passt und ihre Zeit deutlich gezielter einsetzen. Für Frau Manasse war dies ein echter Mehrwert, sowohl organisatorisch als auch emotional. Anfängliche Bedenken hatte sie kaum. Einzig die Sorge, dass die Einführung der Software mit großem Verwaltungsaufwand verbunden sein könnte, beschäftigte sie kurzzeitig. Doch diese Hürde erwies sich als minimal: Die Einrichtung war schnell erledigt, die von Lucoyo bereitgestellten Vorlagen waren eine große Hilfe und ihre Patient:innen nahmen das neue Vorgehen ohne Probleme an
Eigentlich hatte ich keine Bedenken, im Vordergrund stand meine Entlastung
Letztlich überzeugt hat sie vor allem die Aussicht auf spürbare Entlastung im Praxisalltag. Die Optimierung von Anfragen- und Wartelistenverwaltung nahm ihr genau die Aufgaben ab, die zuvor für den größten Stress sorgten und machte Lucoyo damit schnell zu einem festen Bestandteil ihres Praxisalltags.
Die Einführung von Lucoyo verlief für Frau Manasse überraschend unkompliziert. Zwar ging sie anfangs davon aus, dass sie viel Zeit investieren müsste, doch schnell stellte sich heraus, dass der Aufwand deutlich geringer war als erwartet. Sie erhielt von Anfang an klare Anleitungen, Vorschlagstexte sowie konkrete Vorlagen für ihre Kommunikation mit Patient:innen.
So musste sie lediglich eine neue E-Mail-Adresse für Therapieanfragen einrichten und konnte sofort mit der Nutzung beginnen. Auch für den Anrufbeantworter stellte Lucoyo eine fertige Ansage bereit, die sie nur noch übernehmen musste. Auf Empfehlung des Lucoyo-Teams erstellte sie zusätzlich einen automatisierten Antworttext für eingehende Anfragen, mit einem direkten Link zu Lucoyo. Bereits innerhalb einer Woche war alles vollständig eingerichtet und sie hatte sich in die Software eingearbeitet. Insgesamt verlief die Einführung deutlich schneller und einfacher, als sie es zu Beginn vermutet hatte.
Besonders positiv hebt Frau Manasse die Unterstützung durch das Lucoyo-Team hervor:
Auf Fragen erhielt sie sofort Rückmeldung und sie beschreibt den Kundenservice als zuverlässig, freundlich und lösungsorientiert.
Seit der Einführung von Lucoyo hat sich der Praxisalltag von Frau Manasse spürbar verändert. Besonders häufig nutzt sie die Verwaltung der Therapieanfragen sowie die Wartelistenfunktion, die es ermöglicht, Patient:innen übersichtlich zu kategorisieren und auf einen Blick die wichtigsten Informationen zu sehen. Das entlastet sie nicht nur organisatorisch, sondern sorgt auch für mehr Klarheit im Praxisalltag.
Im Vergleich zu früher verbringt sie heute deutlich weniger Zeit am Telefon: Patient:innen stellen ihre Anfragen nun direkt über Lucoyo. Dort kann Frau Manasse alle Anfragen übersichtlich einsehen, inklusive wichtiger Informationen wie bereits vorhandene Diagnosen, frühere Therapieerfahrungen oder aktuelle Beschwerden. Dadurch entfällt für sie der zeitintensive Rückruf und sie spart wöchentlich zwei bis drei Stunden Arbeitszeit. Statt nahezu jede Anfrage manuell zu prüfen und mehrfach nachzutelefonieren, genügt heute ein Blick ins System.
Auch die Qualität der Anfragen hat sich verbessert: Rund 80–90 % der eingehenden Anfragen passen inzwischen zu ihrer Praxis. Unpassende Anfragen, etwa von Patient:innen außerhalb ihrer Fachrichtung, werden bereits vorab gefiltert. Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch belastende Situationen, in denen sie früher Zusagen machen musste, obwohl keine Kapazitäten frei waren.
Die mentale Entlastung ist für Frau Manasse ebenso spürbar. Vor der Einführung von Lucoyo lag ihr Stresslevel häufig bei 8 bis 10, heute beschreibt sie es bei etwa 6. Sie erzählt, dass sie in den Therapiesitzungen präsenter ist und weniger das Gefühl hat, im Hinterkopf noch offene Rückrufe erledigen zu müssen.
Davon profitieren auch ihre Patient:innen. Während sie früher oft drei bis vier Wochen auf eine Rückmeldung warten mussten, gelingt es Frau Manasse heute in der Regel innerhalb einer Woche zu antworten. Patient:innen schätzen außerdem, dass sie ihre Anfrage online stellen und dort gleich wichtige Informationen hinterlegen können. Das senkt die Hemmschwelle, insbesondere bei Menschen mit depressiven Symptomen, die sich mit einem Anruf oft schwertun.
Am Ende des Gesprächs zieht Frau Manasse ein durchweg positives Fazit. Für sie ist Lucoyo in erster Linie eine große Unterstützung und zeitliche Entlastung im Praxisalltag. Darüber hinaus schätzt sie, dass die Lösung nicht nur Psychotherapeut:innen, sondern auch Patient:innen einen spürbaren Mehrwert bietet, sei es durch klare Abläufe, transparente Kommunikation oder die einfache Möglichkeit, Anfragen online zu stellen.
So beschreibt Frau Manasse Lucoyo in einem Satz:
Lucoyo ist eine große Unterstützung und zeitliche Entlastung für Therapeut:innen, eine Hilfe für Patient:innen und hat ein sehr nettes Team mit super Kundenservice, das ganz auf die Bedürfnisse von Therapeut:innen ausgerichtet ist.
Den größten Nutzen sieht sie in der effizienten Wartelisten- und Anfragenverwaltung, die ihr einen erheblichen Teil der organisatorischen Arbeit abnimmt. Dadurch bleibt ihr mehr Zeit und Energie für das Wesentliche: die therapeutische Arbeit mit ihren Patient:innen.
Auf die Frage, ob sie Lucoyo weiterempfehlen würde, antwortet sie ohne Zögern: „Auf jeden Fall!“. Gerade für Psychotherapeut:innen, die Schwierigkeiten mit der Verwaltung von Anfragen oder mit dem Absagen von Patient:innen haben, sei die Software eine große Entlastung. Für diese lohnt sich Lucoyo zu 100 %“, betont sie.
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