Der Weg zur eigenen Praxis für Psychotherapie – Teil 3/3 (Praxis mit Kassensitz)

Der Weg zur eigenen Praxis mit Kassensitz: Leitfaden für Psychotherapeut:innen

Der Traum vom eigenen Kassensitz: Für viele approbierte Psychotherapeut:innen ist er das Ziel nach Jahren intensiver Ausbildung und Praxis. Mit einem Kassensitz erhalten Sie die Möglichkeit, gesetzlich versicherte Patient:innen zu behandeln, was Stabilität und ein hohes Maß an beruflicher Erfüllung verspricht. Doch wie funktioniert die Gründung einer Praxis mit Kassensitz, und was sollten Sie dabei beachten?

In diesem Beitrag erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Praxis mit Kassensitz gründen, welche Herausforderungen es gibt und wie Sie sich optimal auf einen erfolgreichen Start vorbereiten.

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Vorteile eines Kassensitzes

Ein Kassensitz bringt einige entscheidende Vorteile mit sich:

• Zugang zu gesetzlich versicherten Patient:innen: Rund 90 % der Patient:innen in Deutschland sind gesetzlich versichert. Mit einem Kassensitz können Sie einen breiten Patient:innenkreis erreichen.
• Finanzielle Sicherheit: Sie rechnen Ihre Leistungen direkt über die Kassenärztliche Vereinigung (KV) ab, was eine verlässliche Einkommensgrundlage bietet.
• Unabhängigkeit: Als selbstständige:r Praxisinhaber:in gestalten Sie Ihre berufliche Tätigkeit und Arbeitsumgebung nach Ihren Vorstellungen.
• Bedeutung für die Versorgung: Mit einem Kassensitz leisten Sie einen wichtigen Beitrag zur psychotherapeutischen Versorgung in Ihrer Region, insbesondere in unterversorgten Gebieten.

Voraussetzungen: Approbation, Arztregister und KV-Zulassung

1. Approbation: Die Approbation ist die staatliche Zulassung zur Berufsausübung und wird nach Abschluss des Studiums und der Weiterbildung (psychologische Psychotherapie oder Kinder- und Jugendlichenpsychotherapie) erteilt.
2. Eintragung ins Arztregister: Für die Zulassung durch die Kassenärztliche Vereinigung (KV) ist die Eintragung ins Arztregister erforderlich. Diese belegt, dass Sie die notwendigen Qualifikationen für die Behandlung von Patient:innen im System der gesetzlichen Krankenversicherung haben.
3. Fachkundenachweis: Sie müssen nachweisen, dass Sie in einem bestimmten psychotherapeutischen Verfahren (z.B. Verhaltenstherapie oder Systemische Therapie) ausreichend qualifiziert sind.
4. KV-Zulassung: Der entscheidende Schritt ist die Zulassung durch die KV, die Ihnen erlaubt, gesetzlich versicherte Patient:innen zu behandeln. Hierfür benötigen Sie einen freien Kassensitz, den Sie entweder kaufen, übernehmen oder im Rahmen eines Teilzulassungsmodells nutzen können (z. B. halber Kassensitz).

Die Herausforderung: Einen Kassensitz erhalten

Die Erlangung eines Kassensitzes stellt für viele Psychotherapeut:innen eine der größten Hürden dar. Ein Kassensitz ermöglicht die Abrechnung mit den gesetzlichen Krankenkassen, doch die Vergabe ist stark reglementiert. Die Anzahl der Kassensitze in Deutschland wird von den Kassenärztlichen Vereinigungen auf Grundlage regionaler Bedarfsplanungen festgelegt. Die KV entscheidet auf Basis der Bedarfsplanung, ob und wo Kassensitze verfügbar sind. Dies hängt davon ab, ob ein Gebiet als über-, bedarfs- oder unterversorgt eingestuft ist. In vielen Gebieten herrscht jedoch eine sogenannte „Überversorgung“, wodurch neue Kassensitze nur selten vergeben werden.

Die Alternative zur Neugründung ist häufig die Übernahme eines bestehenden Kassensitzes, was jedoch mit erheblichen Kosten verbunden ist. Je nach Standort und Nachfrage können diese zwischen 50.000 und 100.000 Euro oder sogar mehr liegen. Dies stellt vor allem für junge Psychotherapeut:innen eine enorme finanzielle Herausforderung dar. Darüber hinaus ist der Wettbewerb um Kassensitze in beliebten Regionen groß, wodurch Wartezeiten von mehreren Jahren keine Seltenheit sind.

Praxisgründung: Maximale Freiheit, maximale Verantwortung

Eine eigene Praxis neu zu gründen bedeutet, Ihre beruflichen Träume von Grund auf zu verwirklichen. Sie haben die Freiheit, Ihre Praxisphilosophie zu entwickeln, die Räumlichkeiten nach Ihren Vorstellungen zu gestalten und die angebotenen Therapien individuell anzupassen. Ihre Arbeitszeiten und Abläufe können Sie flexibel bestimmen und genau an Ihre Lebenssituation anpassen.

Diese Gestaltungsfreiheit hat jedoch ihren Preis: Die Praxisgründung erfordert umfangreiche Investitionen in Räumlichkeiten, Einrichtung, Technik und Marketing. Zusätzlich müssen Sie viel Zeit in die Planung investieren, insbesondere in die Standortsuche und in die Analyse des regionalen Bedarfs. Gerade zu Beginn können Unsicherheiten entstehen, da Sie ohne bestehenden Patient:innenstamm starten und sich erst einen Namen machen müssen.

Trotz der Risiken ist die Gründung besonders für Psychotherapeut:innen geeignet, die ihre Visionen uneingeschränkt umsetzen und von maximaler Unabhängigkeit profitieren möchten.

Praxisübernahme: Der schnellere Start

Die Übernahme einer bestehenden Praxis ist eine attraktive Alternative zur Neugründung. Übernahme eines bestehenden Kassensitzes von einem/r Praxisinhaber:in, der/die in den Ruhestand geht oder seine/ihre Praxis aufgibt. Mit einer Übernahme erhalten Sie eine funktionierende Infrastruktur, ein eingespieltes Team und einen etablierten Patient:innenstamm, was den Einstieg durch bestehende Strukturen erleichtert und direkt laufende Einnahmen ermöglicht.

Die Übernahme bringt jedoch ebenfalls Herausforderungen. Mögliche „Altlasten“ wie teure Mietverträge, veraltete Technik oder organisatorische Schwächen sollten im Vorfeld gründlich geprüft werden. Hierbei kann die Unterstützung durch Steuerberater:innen oder Rechtsanwälte hilfreich sein, um wirtschaftliche Risiken zu minimieren.

Eine Praxisübernahme eignet sich besonders für Psychotherapeut:innen, die bereit sind, Kompromisse bei der Gestaltung einzugehen, aber von einer etablierten Struktur und einem guten Netzwerk profitieren möchten.

Jobsharing: Der sanfte Einstieg

Das Jobsharing-Modell ist eine moderne und flexible Lösung, die sich besonders für Berufsanfänger:innen eignet. Dabei teilt ein:e erfahrene:r „Senior“-Psychotherapeut:in seinen/ihren Kassensitz mit einer/m „Junior“-Psychotherapeut:in. Beide arbeiten gemeinsam in der Praxis, wobei der Junior zunächst angestellt ist. Nach einer festgelegten Übergangszeit, oft etwa zehn Jahre, übernimmt der Junior die Praxis vollständig, während der Senior in den Ruhestand geht.

Dieses Modell bietet viele Vorteile: Der Junior kann sich in die Abläufe der Praxis einarbeiten und erste Erfahrungen sammeln, während der Senior als Mentor fungiert. Das Jobsharing ermöglicht einen schrittweisen Übergang in die volle Verantwortung, ohne sofort die finanziellen und organisatorischen Risiken einer Übernahme oder Neugründung tragen zu müssen.

Die Einschränkungen liegen vor allem in der begrenzten Freiheit während der Jobsharing-Phase. Änderungen an der Praxisphilosophie oder den Abläufen sind nur in Abstimmung mit dem Senior möglich, und die vollständige Übernahme erfolgt erst nach vielen Jahren. Dennoch ist das Jobsharing eine ideale Lösung für Therapeut:innen, die von einer erfahrenen Begleitung profitieren und langfristig einen Kassensitz übernehmen möchten.

Tipp: Informieren Sie sich frühzeitig über die Anforderungen und Fristen, die in Ihrem Bundesland gelten, um den Prozess reibungslos zu gestalten.

Standortwahl und Bedarfsplanung

Der Standort Ihrer Praxis spielt eine zentrale Rolle, insbesondere bei der Bedarfsplanung durch die KV. Die Bedarfsplanung teilt Deutschland in sogenannte Planungsgebiete ein, die in drei Kategorien eingeteilt sind:

• Überversorgte Gebiete: Hier können Sie nur tätig werden, wenn Sie einen bestehenden Kassensitz übernehmen.
• Bedarfsgerecht versorgte Gebiete: Hier ist eine Zulassung oder Neugründung möglich, wenn ein Platz frei wird.
• Unterversorgte Gebiete: Hier haben Sie die besten Chancen auf einen neuen Kassensitz.

Tipp: Die Kassenärztliche Vereinigung bietet Informationen zur Bedarfsplanung und den offenen Kassensitzen an.

Rechtliche und organisatorische Anforderungen

1. Landespsychotherapeutenkammer: Als approbierte:r Psychotherapeut:in müssen Sie sich bei Ihrer Landespsychotherapeutenkammer anmelden und deren Vorgaben (z. B. Fortbildungspflichten, ethische Richtlinien) einhalten.
2. Praxisräume: Die Praxisräume müssen den hygienischen, rechtlichen und barrierefreien Standards entsprechen. Barrierefreiheit ist für Praxen mit Kassensitz in der Regel verpflichtend. Achten Sie auf einen Mietvertrag mit Nutzungsgenehmigung für Praxisbetrieb.
3. Anmeldung bei Behörden: Neben der Eintragung bei der KV müssen Sie sich bei der Landespsychotherapeutenkammer, dem Finanzamt und Berufsgenossenschaften (z. B. BGW) anmelden.
4. Schweigepflicht: Verstöße gegen die Schweigepflicht können rechtliche Konsequenzen haben.
5. Datenschutz: Der Schutz sensibler Patient:innendaten hat höchste Priorität. Achten Sie darauf, die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten. Nutzen Sie verschlüsselte Kommunikationsmittel und sichere Dokumentationssysteme.

Finanzen: Kosten und Fördermöglichkeiten

Ein Kassensitz ist eine Investition, die gut geplant sein will. Die Kosten variieren stark je nach Standort, Praxisgröße und Region.

• Kosten für einen Kassensitz: Je nach Region variieren diese stark. Planen Sie auch Nebenkosten wie Notargebühren, Beratungskosten und mögliche Investitionen in Praxisräume ein. Diese können je nach Region zwischen 50.000 und über 300.000 Euro liegen.
• Startkapital und Investitionen: Überlegen Sie, wie viel Kapital Sie für die Gründung benötigen. Dazu zählen Kosten für Miete, Renovierung, Möbel, Technik (z. B. Computer, Telefonanlage, Praxissoftware), Versicherungen, Marketing und rechtliche Beratung. Starten Sie mit einer detaillierten Finanzplanung, um sicherzustellen, dass Sie genug Mittel haben, um die Anfangskosten zu decken und den Betrieb für die ersten Monate aufrechtzuerhalten.
• Unterstützung und Förderprogramme: Möglichkeiten für die finanzielle Förderungen für Existenzgründer sind spezielle Kredite, wie KfW-Darlehen. Weitere Beratungsangebote und Unterstützungen bieten Landespsychotherapeutenkammern, Steuerberater und Initiativen wie die Gründungswerkstatt Deutschland.

Versicherungen: Ihre Absicherung

Als Inhaber:in einer Praxis mit Kassensitz tragen Sie eine besondere Verantwortung. Diese Versicherungen sind unverzichtbar:

• Berufshaftpflichtversicherung: Diese Versicherung schützt Sie vor Schadensersatzforderungen, die durch Fehler in der Behandlung entstehen könnten.
• Betriebshaftpflichtversicherung: Diese Versicherung deckt Risiken im Zusammenhang mit Ihrer Praxis und den Räumlichkeiten ab, z. B. bei Unfällen, Diebstahl oder Sachbeschädigung.
• Praxisausfallversicherung: Falls Sie krankheitsbedingt nicht arbeiten können, sorgt diese Versicherung dafür, dass Sie weiterhin Einkünfte haben. Besonders wichtig, wenn Sie allein arbeiten und keine geeignete Vertretung organisieren können.
• Weitere Versicherungen: Prüfen Sie, ob Sie weitere Versicherungen benötigen, wie z. B. eine Praxisinventarversicherung, eine Elektronikversicherung (für Computer und Praxissoftware) oder eine Cyberversicherung, falls Sie mit sensiblen Daten arbeiten.

Praxisorganisation und Bürokratie

Die administrativen Aufgaben in einer psychotherapeutischen Praxis sind nicht zu unterschätzen – von der Terminplanung über die Dokumentation bis hin zur Abrechnung. Gerade zu Beginn müssen Sie sich gut organisieren, um den Überblick zu behalten und effizient arbeiten zu können.

Die Aufnahme neuer Patient:innen ist ein zentraler Bestandteil jeder Praxis. Vor allem zu Beginn werden Sie mit einer Vielzahl an Anfragen konfrontiert. Eine strukturierte und effiziente Patientenverwaltung ist daher unerlässlich. Dazu gehört die Erhebung relevanter Daten wie Kontaktdaten, Krankenkasse, Beschwerden und Therapiewunsch. Wartelisten wachsen, die Erreichbarkeit leidet und der Verwaltungsaufwand steigt.

Die Terminplanung ist eines der größten organisatorischen Themen in einer psychotherapeutischen Praxis. Insbesondere in den Anfangsmonaten, wenn die Patient:innenanzahl noch steigt, ist eine effiziente Verwaltung der Termine und Patient:innenliste entscheidend. Eine gut organisierte Praxis vermeidet Terminüberschneidungen und gewährleistet, dass alle Patient:innen pünktlich behandelt werden.

Wie Lucoyo hilft: Lucoyo ermöglicht eine einfache Organisation von Terminen und der Patientenliste. Sie haben jederzeit einen klaren Überblick über die aktuellen Anfragen, die Patient:innen auf der Warteliste und die Dringlichkeit der einzelnen Fälle. Automatisierte Erinnerungen und die Möglichkeit, Terminanfragen direkt online zu bestätigen, reduzieren die administrative Belastung und helfen, Wartezeiten zu minimieren. Auch die Organisation von Anfragen und die Nachverfolgung von Behandlungsstatus wird durch Lucoyo deutlich effizienter.

Patientenbindung und Patientenzufriedenheit

Die Bindung Ihrer Patient:innen ist für den Erfolg Ihrer Praxis entscheidend. Eine freundliche und professionelle Betreuung, Transparenz bei den Abläufen und eine gute Kommunikation tragen wesentlich dazu bei, dass sich Ihre Patient:innen wohlfühlen und gerne wiederkommen. Eine gute Patientenbindung trägt langfristig zum Erfolg der Praxis bei. Zufriedene Patient:innen kommen nicht nur wieder, sondern empfehlen die Praxis auch weiter.

Tipp: Ein durchdachtes System zur Kommunikation mit Ihren Patient:innen sorgt dafür, dass Ihre Praxis gut organisiert bleibt. Lucoyo bietet eine benutzerfreundliche Plattform, die es Ihren Patient:innen ermöglicht, schnell und einfach mit Ihnen in Kontakt zu treten, den Status ihrer Anfrage zu verfolgen und regelmäßig ihren Bedarf zu bestätigen, ohne einen Anruf zu tätigen – ganz ohne Hürden.

Fazit

Der Weg zur eigenen Praxis mit Kassensitz ist anspruchsvoll, aber auch lohnend. Eine gründliche Vorbereitung, gute Beratung und ein solides finanzielles Konzept sind der Schlüssel zum Erfolg. Mit einem Kassensitz schaffen Sie eine stabile Grundlage für Ihre Tätigkeit und können gleichzeitig die Freiheit und Unabhängigkeit einer eigenen Praxis genießen.

Die Gründung einer psychotherapeutischen Praxis mit Kassensitz ist eine spannende und herausfordernde Aufgabe. Mit einer guten Planung und den richtigen Tools können Sie sich die Arbeit erleichtern und von Beginn an eine gut organisierte Praxis führen.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrer Praxisgründung! 😊

Disclaimer: Die bereitgestellten Informationen dienen der Orientierung und ersetzen keine rechtliche oder steuerliche Beratung. Die Nutzung der Information erfolgt auf eigenes Risiko. Lassen Sie sich individuell beraten, um alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.