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Einleitung
Seit dem 1. April 2026 ist das Honorar für Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten um 4,5 Prozent gekürzt. Für viele Praxen bedeutet das: weniger Einnahmen bei gleichbleibendem Aufwand.
Der naheliegende Gedanke ist, effizienter zu werden. Mehr Therapiestunden, weniger Leerlauf. Doch wer genauer hinschaut, stellt fest: Ein erheblicher Teil der verlorenen Zeit steckt nicht in der Verwaltung, nicht im Papierkram sondern im Telefon.
Die Telefonsprechzeit in der Psychotherapie ist gesetzlich vorgeschrieben. Sie ist gut gemeint. Und sie kostet Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten jedes Jahr Tausende von Euro still, unbezahlt und oft kaum wahrgenommen.
Dieser Beitrag zeigt, was die Telefonsprechzeit finanziell wirklich bedeutet, warum sie nach der Honorarkürzung noch stärker ins Gewicht fällt und welche Möglichkeiten es gibt, sich davon zu entlasten.
Was ist die Telefonsprechzeit in der Psychotherapie – und was schreibt das Gesetz vor?
Seit 2017 sind niedergelassene Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten verpflichtet, feste Zeiten für die telefonische Erreichbarkeit anzubieten. Die Psychotherapie-Richtlinie sieht dabei folgendes vor:
- 200 Minuten pro Woche bei vollem Versorgungsauftrag (in Einheiten von mindestens 25 Minuten)
- 100 Minuten pro Woche bei halbem Versorgungsauftrag
Die Kassenärztliche Vereinigung (KV) muss über die Zeiten informiert werden. Entscheidend: Der Anruf muss persönlich entgegengenommen werden, ein Anrufbeantworter oder eine KI erfüllt diese Anforderung nicht.
Die Idee dahinter ist sinnvoll: niedrigschwelliger Zugang zu psychotherapeutischer Versorgung, auch in akuten Belastungssituationen. In der Praxis sieht es jedoch oft anders aus.
Mehr zu den gesetzlichen Grundlagen und wie die Telefonsprechzeit den Praxisalltag beeinflusst, lesen Sie in unserem Beitrag: Die telefonische Erreichbarkeit verbessern
Was die Telefonsprechzeit wirklich kostet – die Zahlen
Die Telefonsprechzeit ist unbezahlt. Das ist bekannt. Was viele unterschätzen, ist das genaue Ausmaß, besonders im Vergleich zu dem, was diese Zeit alternativ einbringen könnte.
Bei vollem Kassensitz:
| Pro Woche | Pro Jahr | |
|---|---|---|
| Telefonsprechzeit | 200 Minuten | 9.600 Minuten |
| Entfallene Therapiestunden | ca. 3 Stunden | ca. 160 Stunden |
| Potenzieller Einkommensverlust | — | bis zu 16.000 € |
Bei halbem Kassensitz:
| Pro Woche | Pro Jahr | |
|---|---|---|
| Telefonsprechzeit | 100 Minuten | 4.800 Minuten |
| Entfallene Therapiestunden | ca. 1,5 Stunden | ca. 80 Stunden |
| Potenzieller Einkommensverlust | — | bis zu 8.000 € |
Diese Zahlen basieren auf einer deutschlandweiten Umfrage, die Lucoyo mit mehr als 300 Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten durchgeführt hat.
Was diese Zahlen konkret bedeuten: Wer bei vollem Kassensitz jede Woche 200 Minuten persönlich am Telefon verbringt, verzichtet im Jahr auf rund 160 Therapiestunden, die vergütet werden könnten. Das entspricht, je nach Honorarsatz, einem Einkommensverlust von bis zu 16.000 Euro. Nicht durch Ineffizienz, nicht durch schlechtes Management, sondern allein durch eine gesetzliche Verpflichtung, die keine Vergütung vorsieht.
Honorarkürzung trifft auf Telefonsprechzeit: Eine doppelte Belastung
Die Honorarkürzung um 4,5 Prozent trifft Praxen auf der Einnahmeseite. Die Telefonsprechzeit kostet auf der Zeitseite. Zusammen entsteht eine Schere, die sich im Praxisalltag deutlich bemerkbar macht.
Wer heute nach Wegen sucht, das eigene Einkommen zu stabilisieren, kommt an einer ehrlichen Bestandsaufnahme nicht vorbei: Wie viel Zeit geht jede Woche für Aufgaben drauf, die nicht vergütet werden?
Die Telefonsprechzeit ist dabei oft der größte, am wenigsten hinterfragte Posten.
Dazu kommt: In vielen Praxen übernehmen Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten die Telefonsprechzeit selbst, zusätzlich zu einem ohnehin vollen Arbeitsalltag. Was ursprünglich als Brücke zu Hilfesuchenden gedacht war, wird für viele zur wöchentlichen Zusatzbelastung.
Eine Umfrage von Lucoyo zeigt:
- 85 % empfinden die Telefonsprechzeit als zeitintensiv
- 66 % als kräftezehrend
- Nur 42 % halten sie für sinnvoll für Patientinnen und Patienten
Die Kombination aus Honorarkürzung und unbezahlter Telefonsprechzeit ist damit kein abstraktes Problem – sie ist ein konkreter Hebel, der sich auf das Monatsende auswirkt. Und genau deshalb lohnt es sich, ihn gezielt anzugehen.
Was die Honorarkürzung insgesamt für Ihren Praxisalltag bedeutet und wo weitere Effizienzpotenziale liegen, lesen Sie hier: Honorarkürzung für Psychotherapeuten 2026 – Was tun?
Warum herkömmliche Lösungen oft nicht ausreichen
Viele Praxen versuchen, die Telefonsprechzeit zu organisieren, mit unterschiedlichem Erfolg. Die häufigsten Ansätze und ihre Grenzen:
Anrufbeantworter: Praktisch, aber nicht gesetzeskonform. Ein Anrufbeantworter ersetzt keinen persönlich entgegengenommenen Anruf und erfüllt damit die Anforderungen der Psychotherapie-Richtlinie nicht.
Sprechstundenhilfe: Eine mögliche Lösung, aber mit hohem Einarbeitungsaufwand, laufenden Kosten und Ausfallrisiko bei Urlaub oder Krankheit. Für Einzelpraxen oft kaum realisierbar.
Selbst ans Telefon gehen: Die häufigste Lösung. Und gleichzeitig die teuerste, denn jede Minute am Telefon ist eine Minute, die nicht für Therapie genutzt werden kann.
Das eigentliche Problem dieser Ansätze: Sie lösen das Symptom, nicht die Ursache. Die Telefonsprechzeit bleibt eine Unterbrechung des Praxisalltags, sie wird nur anders verwaltet. Was Praxen tatsächlich brauchen, ist eine Lösung, die die Telefonsprechzeit vollständig aus dem eigenen Arbeitsalltag herauslöst.
Telefonsprechzeit abgeben: Was das konkret bedeutet
Es gibt eine Möglichkeit, die Telefonsprechzeit gesetzeskonform auszulagern und damit sowohl Zeit als auch mentale Kapazität zurückzugewinnen: ein professioneller Telefonservice für Psychotherapiepraxen, der speziell auf die Anforderungen dieser Berufsgruppe ausgerichtet ist.
Lucoyo übernimmt die telefonische Erreichbarkeit vollständig. Das bedeutet:
- Qualifiziertes Fachpersonal – Psychologinnen, Psychologen und Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten in Ausbildung (PiAs) nehmen Anrufe entgegen
- Gesetzeskonform – alle Anforderungen der Psychotherapie-Richtlinie werden erfüllt
- DSGVO-konform – sensible Patientendaten werden mit höchster Sorgfalt behandelt
- Strukturierte Rückmeldungen – die Praxis erhält klare Übersichten über eingegangene Anrufe und Anliegen
- Nahtlose Integration – in Kombination mit dem Lucoyo Patientenmanagement laufen Anfragen direkt in eine übersichtliche Struktur ein
Was das für Ihr Einkommen bedeutet
Bei vollem Kassensitz gewinnen Sie durch die Auslagerung der Telefonsprechzeit monatlich bis zu 800 Minuten zurück. Das entspricht rund 13 zusätzlichen Therapiestunden pro Monat. Stunden, die vergütet werden können.
Selbst wenn man die Kosten des Telefonservices gegenrechnet: Die freigewordene Zeit für Therapie überwiegt deutlich. Konkret bedeutet das: Wer den Lucoyo Telefonservice nutzt, investiert in eine Entlastung, die sich in vielen Praxen bereits im ersten Monat rechnet, nicht als Versprechen, sondern als nachvollziehbare Kalkulation auf Basis realer Honorarsätze.
Mehr zum Lucoyo Telefonservice und wie er in Ihrer Praxis konkret funktioniert: Zum Telefonservice von Lucoyo →
Was Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten sagen
„Lucoyo’s Telefonservice ist eine unglaubliche Bereicherung für meinen Praxisalltag. Er ist nicht nur eine organisatorische Erleichterung, sondern auch ein professioneller Zusatz, insbesondere für die Patientinnen und Patienten. Alles funktioniert reibungslos: Ich erhalte schnelle Rückmeldungen und kann mit dem beruhigenden Gefühl arbeiten, dass meine Patienten alle notwendigen Informationen erhalten und gut aufgehoben sind. Dadurch verlängern sich meine Arbeitspausen, und gleichzeitig wird mir ermöglicht, noch konzentrierter und professioneller zu arbeiten.“
Dr. Steffen Jütting, niedergelassener Psychotherapeut
Häufige Fragen zur Telefonsprechzeit in der Psychotherapie
Wie viele Minuten Telefonsprechzeit sind in der Psychotherapie vorgeschrieben?
Bei vollem Versorgungsauftrag sind 200 Minuten pro Woche vorgeschrieben, bei halbem Versorgungsauftrag 100 Minuten. Die Zeiten müssen der Kassenärztlichen Vereinigung (KV) gemeldet werden und in Einheiten von mindestens 25 Minuten angeboten werden.
Darf ein Anrufbeantworter die Telefonsprechzeit ersetzen?
Nein. Die Psychotherapie-Richtlinie schreibt vor, dass Anrufe während der Telefonsprechzeit persönlich entgegengenommen werden müssen. Ein Anrufbeantworter erfüllt diese Anforderung nicht und gilt nicht als gesetzeskonforme Lösung.
Wie viel Einkommensverlust entsteht durch die Telefonsprechzeit?
Bei vollem Kassensitz können durch die unbezahlte Telefonsprechzeit bis zu 16.000 Euro Einkommensverlust pro Jahr entstehen, gerechnet als entgangene Therapiestunden, die stattdessen hätten vergütet werden können. Bei halbem Kassensitz sind es bis zu 8.000 Euro jährlich.
Kann die Telefonsprechzeit an einen Telefonservice ausgelagert werden?
Ja, unter der Voraussetzung, dass der Telefonservice die gesetzlichen Anforderungen der Psychotherapie-Richtlinie erfüllt. Das bedeutet: Anrufe müssen von qualifiziertem Personal persönlich entgegengenommen werden. Lucoyo bietet einen auf psychotherapeutische Praxen spezialisierten Telefonservice, der diese Anforderungen erfüllt und gleichzeitig DSGVO-konform arbeitet.
Was ändert sich durch die Honorarkürzung 2026 für die Telefonsprechzeit?
Die Honorarkürzung um 4,5 Prozent ab April 2026 verändert die gesetzlichen Vorgaben zur Telefonsprechzeit nicht, sie macht die damit verbundenen Opportunitätskosten jedoch spürbarer. Praxen, die die Telefonsprechzeit bisher selbst übernommen haben, verlieren durch die Kombination aus Honorarkürzung und unbezahlter Telefonzeit auf zwei Ebenen gleichzeitig.
Fazit: Die Telefonsprechzeit ist kein kleines Thema
Die Honorarkürzung hat viele Praxen dazu gebracht, die eigenen Abläufe genauer zu betrachten. Wer dabei ehrlich hinschaut, stellt fest: Die Telefonsprechzeit in der Psychotherapie ist einer der größten, am wenigsten hinterfragten Zeitfresser im Praxisalltag.
Bis zu 16.000 Euro Einkommensverlust pro Jahr bei vollem Kassensitz, das ist keine Kleinigkeit. Und es ist ein Bereich, in dem sich etwas verändern lässt.
Die Telefonsprechzeit lässt sich nicht abschaffen. Aber sie lässt sich abgeben, an qualifiziertes Fachpersonal, das Ihre Praxis professionell und gesetzeskonform vertritt. Damit Sie sich auf das konzentrieren können, wofür Sie ausgebildet wurden: die therapeutische Arbeit mit Ihren Patientinnen und Patienten.
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Quellen: Kassenärztliche Bundesvereinigung. Telefonische Erreichbarkeit: Informationen für Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten. https://www.kbv.de/html/26956.php Lucoyo Health GmbH. Deutschlandweite Umfrage zur telefonischen Erreichbarkeit in psychotherapeutischen Praxen, 2024 (n > 300).
