Der Weg zur eigenen Praxis für Psychotherapie: Was Sie als Psychotherapeut:in wissen sollten

Der Traum von der eigenen Praxis – für viele Psychotherapeut:innen ist er ein Meilenstein auf dem Weg in die Selbstständigkeit. Doch wie wird dieser Traum Wirklichkeit? Was müssen Sie beachten, um erfolgreich durchzustarten?

Nach einem intensiven Studium und der anspruchsvollen Ausbildung zur Approbation stehen Sie an einem neuen Wendepunkt: Die Gründung einer eigenen Praxis oder die Übernahme eines Kassensitzes. Der Schritt in die Selbstständigkeit bringt viele Freiheiten, aber auch Verantwortung und eine Vielzahl von rechtlichen und organisatorischen Herausforderungen mit sich.

Wir führen Sie Schritt für Schritt durch die wichtigsten Themen und geben Ihnen praktische Unter diesem Artikel finden Sie unsere praktischen Checklisten für Praxisgründer:innen.

(Hinweis: Hier geht es zu unserem Blogbeitrag Gründung einer privaten Praxis und zu unserem Blogbeitrag zur Praxis mit Kassensitz.)

Grundvorraussetzungen: Approbation, Eintragung im Arztregister & Zulassung Kassenärztliche Vereinigung (KV)

Bevor Sie loslegen können, müssen einige grundlegende rechtliche Schritte erledigt werden:

1. Approbation: Die Approbation ist die berufsrechtliche Zulassung und Voraussetzung für die Ausübung des Berufs als Psychotherapeut:in. Sie wird nach erfolgreichem Abschluss der psychotherapeutischen Ausbildung erteilt und ist ein unverzichtbares Dokument für die Gründung einer eigenen Praxis – unabhängig davon, ob es sich um eine private oder kassenärztliche Praxis handelt.
2. Fachkundenachweis: Bestätigt Ihre Qualifikation in einem anerkannten Richtlinienverfahren (z. B. Verhaltenstherapie, Tiefenpsychologie) und ist Voraussetzung für die KV-Zulassung.
3. KV-Zulassung und Kassensitz: Um gesetzlich Versicherte behandeln zu können, müssen Sie im Arztregister eingetragen und von der Kassenärztlichen Vereinigung (KV) zugelassen sein. Kassensitze sind limitiert und oft teuer. Prüfen Sie frühzeitig regionale Bedarfsplanungen und Praxisbörsen.

Praxisform: Welche Option passt zu Ihnen?

Bei der Gründung Ihrer Praxis haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Praxisformen. Ihre Entscheidung hat großen Einfluss auf die Organisation, Finanzierung und Zielgruppe Ihrer Arbeit. Wägen Sie sorgfältig ab, welche Variante am besten zu Ihnen passt.

Die Entscheidung zwischen einer kassenärztlichen und einer privaten Praxis hängt von Ihren beruflichen Zielen und der gewünschten Patientenstruktur ab:

• Kassenpraxis: Der Vorteil eines Kassensitzes liegt in der gesicherten Abrechnung mit der KV und der hohen Nachfrage durch gesetzlich Versicherte. Allerdings gibt es nur eine begrenzte Anzahl an Kassensitzen, die an regionale Planungsbereiche gebunden sind. Aufgrund der hohen Nachfrage können die Preise für einen Kassensitz sehr hoch sein.
• Privatpraxis: Mit einer Privatpraxis arbeiten Sie unabhängig von der Kassenzulassung. Ihre Patient:innen sind Privatversicherte, Selbstzahler:innen oder gesetzlich Versicherte, die aufgrund langer Wartezeiten auf einen Therapieplatz bereit sind, die Kosten selbst zu tragen. Diese Flexibilität bringt jedoch auch eine größere finanzielle Unsicherheit mit sich.

Einzelpraxis oder Gemeinschaftspraxis?

• Einzelpraxis: Maximale Freiheit und Selbstbestimmung. Sie organisieren Ihren Arbeitsalltag, Ihre Sprechzeiten und die Gestaltung der Praxisräume vollständig eigenständig. Allerdings tragen Sie auch die gesamte Verantwortung allein.
• Praxisgemeinschaft: In einer Praxisgemeinschaft teilen mehrere Psychotherapeut:innen Ressourcen wie Räume, Personal und Equipment, mit eigenständiger Abrechnung.
• Gemeinschaftspraxis: Hier arbeiten mehrere Therapeut:innen zusammen und teilen sich nicht nur Räumlichkeiten und Personal, sondern auch den Patient:innenstamm. Die Abrechnung erfolgt gemeinsam.

Die Herausforderung: Einen Kassensitz erhalten

Die Erlangung eines Kassensitzes stellt für viele Psychotherapeut:innen eine der größten Hürden dar. Ein Kassensitz ermöglicht die Abrechnung mit den gesetzlichen Krankenkassen, doch die Vergabe ist stark reglementiert. Die Anzahl der Kassensitze in Deutschland wird von den Kassenärztlichen Vereinigungen auf Grundlage regionaler Bedarfsplanungen festgelegt. In vielen Gebieten herrscht jedoch eine sogenannte „Überversorgung“, wodurch neue Kassensitze nur selten vergeben werden.

Die Alternative zur Neugründung ist häufig die Übernahme eines bestehenden Kassensitzes, was jedoch mit erheblichen Kosten verbunden ist. Je nach Standort und Nachfrage können diese zwischen 50.000 und 100.000 Euro oder sogar mehr liegen. Dies stellt vor allem für junge Psychotherapeut:innen eine enorme finanzielle Herausforderung dar. Darüber hinaus ist der Wettbewerb um Kassensitze in beliebten Regionen groß, wodurch Wartezeiten von mehreren Jahren keine Seltenheit sind. Auch die Arbeit in einer Privatpraxis, die Selbstzahler:innen und privatversicherte Patient:innen betreut, ist eine attraktive Option.

Tipp: Informieren Sie sich frühzeitig über freie Kassensitze bei Ihrer Kassenärztlichen Vereinigung und prüfen Sie Praxisbörsen oder Jobsharing-Modelle als Einstieg.

Praxisgründung oder Übernahme?

Die Entscheidung zwischen Praxisgründung, Übernahme oder einem Jobsharing-Modell ist wegweisend und hängt von Ihren individuellen Präferenzen, Ihrer beruflichen Erfahrung, Zielen und Ihren finanziellen Möglichkeiten ab. Jede Option bringt Chancen und Herausforderungen mit sich, die gut abgewogen werden sollten.

Praxisgründung: Maximale Freiheit, maximale Verantwortung

Eine eigene Praxis neu zu gründen bedeutet, Ihre beruflichen Träume von Grund auf zu verwirklichen. Sie haben die Freiheit, Ihre Praxisphilosophie zu entwickeln, die Räumlichkeiten nach Ihren Vorstellungen zu gestalten und die angebotenen Therapien individuell anzupassen. Ihre Arbeitszeiten und Abläufe können Sie flexibel bestimmen und genau an Ihre Lebenssituation anpassen.

Diese Gestaltungsfreiheit hat jedoch ihren Preis: Die Praxisgründung erfordert umfangreiche Investitionen in Räumlichkeiten, Einrichtung, Technik und Marketing. Zusätzlich müssen Sie viel Zeit in die Planung investieren, insbesondere in die Standortsuche und in die Analyse des regionalen Bedarfs. Gerade zu Beginn können Unsicherheiten entstehen, da Sie ohne bestehenden Patient:innenstamm starten und sich erst einen Namen machen müssen.

Trotz der Risiken ist die Gründung besonders für Psychotherapeut:innen geeignet, die ihre Visionen uneingeschränkt umsetzen und von maximaler Unabhängigkeit profitieren möchten.

Praxisübernahme: Der schnellere Start

Die Übernahme einer bestehenden Praxis ist eine attraktive Alternative zur Neugründung. Mit einer Übernahme erhalten Sie eine funktionierende Infrastruktur, ein eingespieltes Team und einen etablierten Patient:innenstamm, was den Einstieg erleichtert und direkt laufende Einnahmen ermöglicht.

Die Übernahme bringt jedoch ebenfalls Herausforderungen. Mögliche „Altlasten“ wie teure Mietverträge, veraltete Technik oder organisatorische Schwächen sollten im Vorfeld gründlich geprüft werden. Hierbei kann die Unterstützung durch Steuerberater:innen oder Rechtsanwälte hilfreich sein, um wirtschaftliche Risiken zu minimieren.

Eine Praxisübernahme eignet sich besonders für Psychotherapeut:innen, die bereit sind, Kompromisse bei der Gestaltung einzugehen, aber von einer etablierten Struktur und einem guten Netzwerk profitieren möchten.

Alternativ gibt es flexiblere Einstiegsmodelle:

• Jobsharing: Sie teilen sich einen bestehenden Kassensitz mit einem erfahrenen Psychotherapeuten und übernehmen diesen nach einer Übergangszeit. Dies bedeutet ein sanfter Einstieg mit wertvoller Einarbeitung.
• Entlastungsassistenz: Sie arbeiten als Angestellte:r in einer kassenärztlichen Praxis und können später ggf. den Sitz übernehmen.

Patientenanfragen effizient managen

Die Nachfrage nach Therapieplätzen ist hoch – und mit ihr die Flut an Anfragen. Viele Praxen kämpfen mit langen Wartelisten und hohem Verwaltungsaufwand. Ohne klare Strukturen leidet die therapeutische Arbeit unter Zeitdruck und Organisationsstress.

Um die Flut an Patientenanfragen strukturiert zu verwalten, ist ein effizientes Termin- und Wartelistensystem unerlässlich, dass auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Mit Lucoyo behalten Sie den Überblick: Das System ermöglicht eine spürbare mentale Entlastung durch sichere Wartelistenverwaltung, automatische Bedarfsabfrage und einfache Terminabstimmung mit Patient:innen. So können Sie sich wieder auf Ihre therapeutische Arbeit konzentrieren, anstatt in E-Mails und Telefonaten unterzugehen.

Finanzen & steuerliche Anmeldung

Psychotherapeut:innen zählen in der Regel zu den Freien Berufen und müssen daher kein Gewerbe anmelden, dennoch ist eine steuerliche Anmeldung beim Finanzamt unerlässlich. Eine sorgfältige Finanzplanung macht viel aus. Nach der Anmeldung erhalten Sie eine Steuernummer, die Sie für Rechnungen benötigen.

Wichtig ist, dass Sie Ihre Finanzen von Anfang an gut planen. Die Gründung einer Praxis erfordert Investitionen, sowohl für die Ausstattung der Räumlichkeiten als auch für laufende Betriebskosten wie Miete, Versicherungen, Software und weitere Ausgaben wie Strom, Internet und Büromaterial. Eine ordnungsgemäße Buchführung ist dabei unerlässlich. Um Fehler zu vermeiden, sollten Sie einen Steuerberater oder eine Steuerberaterin hinzuziehen. Diese:r kann Ihnen helfen, den Überblick über Ihre Einnahmen und Ausgaben zu behalten und sicherzustellen, dass Sie alle steuerlichen Verpflichtungen erfüllen.

Zusätzlich zur Buchführung sollten Sie sich Gedanken über Ihre Finanzierung machen. Haben Sie Eigenkapital oder benötigen Sie einen Kredit, um die Investitionen zu stemmen? Es gibt verschiedene Förderprogramme, die den Einstieg in die Selbstständigkeit erleichtern, wie Gründungszuschüsse oder Mikrokredite. Informieren Sie sich bei der Bundesagentur für Arbeit oder regionalen Förderstellen, welche Programme für Sie infrage kommen. Ein gut strukturierter Finanzplan gibt nicht nur Sicherheit, sondern erleichtert auch Gespräche mit Banken und anderen Geldgeber:innen.

Ein strukturiertes Finanzmanagement ist essenziell für den Erfolg Ihrer Praxis. Dazu gehören die Buchhaltung, die Abrechnung mit Krankenkassen und Privatpatient:innen sowie eine solide Finanzplanung.

Während eine privatärztliche Praxis Rechnungen direkt an Patient:innen stellt, benötigen Sie bei einer Kassenzulassung Psychotherapie ein Abrechnungssystem, das mit den Vorgaben der Kassenärztlichen Vereinigung (KV) kompatibel ist.

Finanztipps für Ihre Praxis

• Steuerberater:in hinzuziehen: Eine professionelle Beratung hilft Ihnen, steuerliche Vorteile zu nutzen und Fehler zu vermeiden.
• Finanzielle Rücklagen bilden: Planen Sie regelmäßig Rücklagen für Steuern, Versicherungen und unvorhergesehene Kosten ein.

Versicherungen: Sicherheit für Sie und Ihre Praxis

Als Praxisinhaber tragen Sie die Verantwortung für Ihre Patient:innen und ihre Räumlichkeiten, deshalb ist ein Abschluss für bestimmte Versicherungen unerlässlich:

• Berufshaftpflichtversicherung: Schützt Sie vor Schadensersatzansprüchen, die durch Fehler in der Behandlung entstehen könnten.
• Betriebshaftpflichtversicherung: Diese deckt Risiken im Zusammenhang mit Ihren Praxisräumen ab, etwa Unfälle oder Schäden in den Räumlichkeiten.
• Praxisausfallversicherung: Sie sichert Ihr Einkommen, falls Sie krankheitsbedingt oder aus anderen Gründen ausfallen sollten. Hier gilt auch zu beachten, dass Sie bei längerer Abwesenheit in Ihrer Praxis verpflichtet sind eine geeignete Vertretung zu organisieren.
• weitere Versicherungen: Praxisinventarversicherung, Elektronikversicherung, Rechtsschutzversicherung, Datenschutz- oder Cyber-Risiken Versicherungen

Datenschutz & Schweigepflichten

Der Schutz von Patient:innendaten hat in der Psychotherapie höchste Priorität. Da Sie als Psychotherapeut:in mit besonders sensiblen Informationen umgehen, ist es wichtig, die gesetzlichen Vorgaben zur Datensicherheit zu beachten. Der Datenschutz wird durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geregelt. Dies betrifft vor allem die Dokumentationspflichten und den Umgang mit personenbezogenen Daten, die Sie als Praxisinhaber:in verarbeiten. Es ist ratsam, sich von einer Fachperson für Datenschutz beraten zu lassen, wenn Sie unsicher sind.

Patient:innen müssen transparent darüber informiert werden, wie ihre Daten verarbeitet werden. Dies geschieht durch Aushänge oder Informationsblätter in Ihrer Praxis. Für bestimmte Vorgänge, wie die Nutzung externer Abrechnungsstellen, benötigen Sie zudem die ausdrückliche Einwilligung der Patient:innen.

Neben der Informationspflicht sind Sie auch verpflichtet, ein Verarbeitungsverzeichnis zu führen, in dem Sie alle Vorgänge der Datenverarbeitung dokumentieren. Dieses Verzeichnis muss Angaben enthalten wie:

• Zweck der Datenverarbeitung (z. B. Abrechnung, Dokumentation)
• Betroffene Personengruppen (z. B. Patient:innen, Mitarbeitende)
• Art der Daten (z. B. Gesundheitsdaten, Personaldaten)
• Löschfristen (z. B. 10 Jahre für Patientendaten)

Zum Schutz vor Cyberangriffen sollten Sie außerdem sicherstellen, dass in Ihrer Praxis IT-Sicherheitsvorgaben eingehalten werden, wie:

• Der Einsatz von aktuellen Virenschutzprogrammen
• Die Nutzung von Verschlüsselungstechnologien
• Regelmäßige Backups Ihrer Daten
• Sichere Passwörter und Zugangsbeschränkungen

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Schweigepflicht, die das Vertrauen zwischen Ihnen und Ihren Patient:innen schützt. Sie gilt für alle Informationen, die in Ihrer beruflichen Tätigkeit bekannt werden, auch die Tatsache, dass jemand in Behandlung ist. Die Schweigepflicht ist gesetzlich verankert und darf nur in Ausnahmefällen, etwa mit Einwilligung des Patienten oder aufgrund gesetzlicher Offenbarungspflichten, aufgehoben werden. Geregelt in § 9 der Musterberufsordnung für Ärzte (MBO-Ä) und den Berufsordnungen der Landesärztekammern. Verstöße gegen die Schweigepflicht sind nach § 203 StGB strafbar und können Geld- oder Freiheitsstrafen von bis zu einem Jahr nach sich ziehen (Deutsches Ärzteblatt, 2021).

Fazit

Die Gründung einer eigenen Praxis für Psychotherapie ist ein bedeutender Schritt, der sorgfältige Planung und die Einhaltung zahlreicher rechtlicher Vorgaben erfordert – von der Approbation über die KV-Zulassung bis hin zu Versicherungen und Datenschutz. Dabei ist es wichtig, sich Unterstützung von Steuerberater:innen, Jurist:innen und Kolleg:innen zu holen, um mit einer klaren Struktur und etwas Geduld den Grundstein für eine erfolgreiche Praxisgründung zu legen. Ob Neugründung, Übernahme oder Jobsharing – mit guter Vorbereitung, finanzieller Absicherung und Unterstützung durch Expert:innen gestalten Sie Ihren beruflichen Alltag nach Ihren Vorstellungen.

Schaffen Sie sich einen Ort, an dem sich Ihre Patient:innen wohlfühlen und gestalten Sie Ihren beruflichen Alltag nach Ihren eigenen Vorstellungen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrem Start in die Selbstständigkeit! 😊