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Seit April 2026 bekommen Psychotherapeut:innen 4,5 Prozent weniger Vergütung. Viele Praxen reagieren darauf mit dem Gedanken, effizienter zu werden. Aber wo genau soll das ansetzen?
Die Antwort liegt oft nicht dort, wo man sie zuerst vermutet. Nicht in den Honorarsätzen, nicht in der Anzahl der Therapiestunden, sondern in der Zeit, die jede Woche still und unbezahlt in Verwaltungsaufgaben fließt. Zeit, die kaum jemand zählt, weil sie sich über den ganzen Tag verteilt. Und die genau deshalb so selten hinterfragt wird.
Dieser Artikel macht diese Zeit sichtbar, rechnet durch, was sie bei der aktuellen Honorarlage wirklich kostet, und zeigt, wie strukturiertes Patientenmanagement hier konkret helfen kann.
Unbezahlte Arbeit in Psychotherapie-Praxen: ein unterschätztes Problem
Die Honorarkürzung hat viele Praxen dazu gebracht, die eigenen Abläufe erstmals genauer zu betrachten. Und wer ehrlich hinschaut, stellt oft fest: Ein erheblicher Teil der Arbeitszeit ist nicht vergütet.
Das ist die Realität vieler psychotherapeutischer Praxen in Deutschland. Anfragen kommen über verschiedene Kanäle rein, Wartelisten müssen manuell gepflegt werden, Terminabsprachen laufen über mehrere Telefonate und E-Mails, Rückrufe werden zwischen zwei Sitzungen erledigt. Jede dieser Aufgaben dauert nur ein paar Minuten. Zusammengerechnet ergibt sich daraus ein erheblicher Zeitblock pro Woche.
Was kostet unbezahlte administrative Arbeit wirklich?
Schauen wir uns die typischen Zeitfresser im Praxisalltag konkret an:
Anfragen bearbeiten Anfragen kommen per Telefon, E-Mail und Kontaktformular. Jede muss gelesen, eingeordnet und beantwortet werden. Bei hohem Anfrageaufkommen können das allein 30 bis 60 Minuten pro Woche sein.
Warteliste pflegen Eine Warteliste, die nicht aktiv gepflegt wird, ist keine Warteliste, sondern ein Archiv. Einträge veralten, Patient:innen sind längst anderweitig versorgt oder nicht mehr erreichbar. Das regelmäßige Aktualisieren kostet Zeit, die selten eingeplant ist.
Terminvergabe koordinieren Erstgespräche, Diagnostiktermine, Gruppentherapie: Die Koordination läuft oft über mehrere Runden per Telefon oder E-Mail. Was einfach klingt, kostet in der Praxis deutlich mehr Zeit als gedacht.
Kommunikation mit Patient:innen Rückfragen, Terminbestätigungen, organisatorische Anliegen: Diese Kommunikation findet häufig über unsichere oder aufwändige Kanäle statt und unterbricht den Praxisalltag regelmäßig.
Zusammengerechnet berichten viele Psychotherapeut:innen von drei bis fünf Stunden unbezahlter administrativer Arbeit pro Woche. Das sind bei einem durchschnittlichen Honorarsatz von rund 100 Euro pro Therapiestunde zwischen 300 und 500 Euro pro Woche, die nicht vergütet werden. Im Jahr summiert sich das auf bis zu 20.000 Euro an entgangenem Einkommen, allein durch Verwaltungsaufgaben.
Nach der Honorarkürzung wiegt jede dieser Stunden schwerer als zuvor.
Wie strukturiertes Patientenmanagement Zeit zurückgibt
Der Ansatz von Lucoyo ist genau hier: nicht mehr Stunden arbeiten, sondern die Stunden, die bereits gearbeitet werden, sinnvoller einsetzen.
Alle Anfragen zentral an einem Ort Statt Anfragen über Telefon, E-Mail und Kontaktformular manuell zu sortieren, laufen sie in Lucoyo zentral ein. Auf einen Blick ist erkennbar, wer sich wann gemeldet hat, was das Anliegen ist und wie der aktuelle Stand ist. Keine verlorenen Nachrichten, keine doppelte Bearbeitung.
Intelligente Wartelisten statt manueller Pflege Lucoyo hält Wartelisten automatisch aktuell. Patient:innen werden strukturiert nach ihrem aktuellen Bedarf abgefragt, sodass veraltete Einträge der Vergangenheit angehören. Die Praxis behält jederzeit den Überblick, wer tatsächlich noch einen Therapieplatz sucht.
Strukturierte Terminvergabe Lucoyo unterstützt die Koordination von Erstgesprächen, Diagnostikterminen und Gruppentherapie, ohne die Terminhoheit aus der Hand zu geben. Die Vergabe läuft strukturierter und mit deutlich weniger Hin und Her als bisher.
DSGVO-konforme Kommunikation Der integrierte Messenger ermöglicht eine sichere, datenschutzkonforme Kommunikation mit Patient:innen direkt aus Lucoyo heraus. Keine unsicheren E-Mails, keine Notizzettel, kein Aufwand durch verschiedene Kanäle.
Praxisberichte zeigen, dass sich der organisatorische Aufwand durch Lucoyo um bis zu 20 Stunden pro Monat reduzieren lässt. Das sind 20 Stunden, die wieder für vergütete Therapie genutzt werden können.
Und die Telefonsprechzeit?
Die gesetzlich vorgeschriebene Telefonsprechzeit ist ein eigener, oft noch größerer Zeitblock. Bei vollem Kassensitz sind das 200 Minuten pro Woche, die persönlich am Telefon verbracht werden müssen, unbezahlt. Auch hier bietet Lucoyo mit dem Telefonservice eine Lösung.
Was die Telefonsprechzeit konkret kostet und wie der Lucoyo Telefonservice dabei hilft, lesen Sie hier: Telefonsprechzeit Psychotherapie: Was sie wirklich kostet und wie Sie nach der Honorarkürzung gegensteuern
Häufige Fragen zur unbezahlten Arbeit in Psychotherapie-Praxen
Wie viele Stunden unbezahlte Verwaltungsarbeit sind in einer Psychotherapiepraxis normal?
Viele Psychotherapeut:innen berichten von drei bis fünf Stunden pro Woche, die in Verwaltungsaufgaben wie Anfragen bearbeiten, Wartelisten pflegen und Terminvergabe fließen. Hinzu kommt die gesetzlich vorgeschriebene Telefonsprechzeit. Zusammen kann das mehrere hundert unbezahlte Stunden im Jahr bedeuten.
Was kostet unbezahlte Verwaltungsarbeit nach der Honorarkürzung konkret?
Bei drei bis fünf unbezahlten Verwaltungsstunden pro Woche und einem durchschnittlichen Honorarsatz von rund 100 Euro pro Therapiestunde entgehen einer Praxis bis zu 20.000 Euro pro Jahr an potenziellem Einkommen, das stattdessen in nicht vergütete Aufgaben fließt.
Wie hilft Lucoyo dabei, unbezahlte Arbeit zu reduzieren?
Lucoyo bündelt Anfragen zentral, hält Wartelisten automatisch aktuell, strukturiert die Terminvergabe und ermöglicht datenschutzkonforme Kommunikation mit Patient:innen über einen integrierten Messenger. Praxisberichte zeigen eine Reduktion des organisatorischen Aufwands um bis zu 20 Stunden pro Monat.
Ist Lucoyo auch für kleinere Einzelpraxen sinnvoll?
Lucoyo ist für Psychotherapiepraxen jeder Größe geeignet, von der Einzelpraxis bis hin zum MVZ. Unbezahlte administrative Arbeit entsteht in jeder Praxis, unabhängig von der Größe. Strukturiertes Patientenmanagement hilft überall dort, wo Zeit durch manuelle Abläufe verloren geht.
Fazit
Die Honorarkürzung hat den Blick vieler Psychotherapie-Praxen auf unbezahlte Arbeit geschärft. Und wer genau hinschaut, stellt fest: Ein erheblicher Teil dieser Zeit lässt sich durch strukturiertere Abläufe zurückgewinnen, ohne mehr zu arbeiten.
Strukturiertes Patientenmanagement ist dabei kein Luxus, sondern eine direkte Antwort auf sinkende Honorare. Wer weniger Zeit mit Verwaltung verbringt, hat mehr Zeit für das, wofür die Arbeit vergütet wird: die therapeutische Arbeit mit Patient:innen.
Wenn Sie wissen möchten, wie Lucoyo das in Ihrer Praxis konkret umsetzt, vereinbaren Sie jetzt ein unverbindliches Beratungsgespräch. Kostenlos, ohne Verpflichtung und direkt auf Ihre Praxissituation zugeschnitten.
