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Mehrere Stunden pro Woche, in denen keine Therapie stattfinden kann. Nicht weil kein Bedarf da wäre, sondern weil das Telefon besetzt sein muss. Für Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten mit Kassenzulassung ist das gelebter Alltag: Die gesetzlich vorgeschriebene telefonische Erreichbarkeit blockiert wertvolle Zeit, die weder für Therapiestunden noch für anderes genutzt werden kann, und bleibt dabei in den meisten Praxen unvergütet.
In diesem Beitrag erfahren Sie, was die Verpflichtung konkret bedeutet, warum herkömmliche Lösungen oft nicht ausreichen und wie Sie Ihre Erreichbarkeit professionell organisieren können, ohne diese Zeit dauerhaft zu verlieren.
Was bedeutet telefonische Erreichbarkeit in der Psychotherapie?
Die telefonische Erreichbarkeit ist seit dem 1. April 2017 Teil der Psychotherapie-Richtlinie (§ 1 Abs. 8). Sie wurde eingeführt, um den Zugang zur psychotherapeutischen Versorgung zu verbessern, insbesondere in akuten psychischen Belastungssituationen. Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten mit Kassenzulassung sind seitdem verpflichtet, feste wöchentliche Zeiten für die persönliche telefonische Erreichbarkeit bereitzuhalten.
Die Vorgaben im Überblick:
- 200 Minuten pro Woche bei vollem Versorgungsauftrag (in Einheiten von mindestens 25 Minuten)
- 100 Minuten pro Woche bei halbem Versorgungsauftrag
Die Kassenärztliche Vereinigung (KV) muss über die genauen Erreichbarkeitszeiten informiert werden. Diese Zeiten müssen außerdem auf dem Anrufbeantworter angegeben sein. Entscheidend: Der Anruf muss persönlich entgegengenommen werden. Ein reiner Anrufbeantworter erfüllt die gesetzliche Anforderung nicht.
Wie die Erreichbarkeit organisiert wird, bleibt den Praxen überlassen. Sie kann durch Praxispersonal übernommen oder das Telefon umgeleitet werden.
Was die telefonische Erreichbarkeit im Praxisalltag wirklich kostet
So sinnvoll die Grundidee ist, in der Praxis führt die Verpflichtung häufig zu einem Zielkonflikt: Wie soll man gleichzeitig für Anrufende erreichbar sein und konzentriert therapeutisch arbeiten?
Wir haben Anfang 2024 eine deutschlandweite Umfrage unter approbierten Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten mit Kassenzulassung durchgeführt. Knapp 300 Personen haben teilgenommen. Die Ergebnisse sind eindeutig:
- 66 % empfinden die telefonische Erreichbarkeit als kräftezehrend
- 85 % empfinden sie als zeitintensiv
- Nur 42 % halten sie für sinnvoll
In mehr als 80 % der Praxen übernehmen die Therapeutinnen und Therapeuten die Erreichbarkeit selbst, zusätzlich zur eigentlichen Behandlung und Praxisorganisation. Und dabei bleibt es selten bei den gesetzlich vorgesehenen Minuten. Rückrufe, Nachrichtenverwaltung und Gesprächsdokumentation verlängern den Aufwand erheblich.
Was das auf das Jahr gerechnet bedeutet
Bei vollem Kassensitz:
- 9.600 Minuten Zeitverlust pro Jahr
- 160 potenzielle Therapiestunden, die entfallen
- Bis zu 16.000 Euro potenzieller Einnahmeverlust
Bei halbem Kassensitz:
- 4.800 Minuten Telefonzeit pro Jahr
- 80 entfallene Therapiestunden
- Bis zu 8.000 Euro weniger Einnahmen
Was ursprünglich als Brücke zu Patientinnen und Patienten gedacht war, wird für viele zur täglichen Zusatzbelastung, sowohl organisatorisch als auch mental.
Kostenloser Leitfaden: Alles, was Sie zur telefonischen Erreichbarkeit wissen müssen – gesetzliche Vorgaben, Umfrageergebnisse aus der Praxis und eine Checkliste zur Selbstprüfung. Jetzt kostenlos herunterladen:
Warum herkömmliche Lösungen oft nicht ausreichen
Viele Praxen haben bereits versucht, die Erreichbarkeit zu delegieren oder zu vereinfachen. Die Erfahrung zeigt jedoch: Die gängigen Ansätze stoßen schnell an ihre Grenzen.
Sprechstundenhilfen scheitern in vielen Fällen an hohen Kosten, dem Einarbeitungsaufwand und Ausfällen durch Urlaub oder Krankheit. Gerade in Einzelpraxen ist das kaum dauerhaft realisierbar. Hinzu kommt, dass Sprechstundenhilfen häufig allgemein medizinisch ausgebildet sind, nicht speziell für psychotherapeutische Gespräche.
Der Anrufbeantworter erfüllt die gesetzlichen Anforderungen schlicht nicht, weil er keinen persönlich entgegengenommenen Anruf ersetzt. Er ist damit keine Lösung, sondern ein Regelverstoß.
So verbessern Sie Ihre telefonische Erreichbarkeit und gewinnen bis zu 800 Minuten Zeit pro Monat zurück
Die gesetzliche Verpflichtung lässt sich nicht umgehen, aber sie lässt sich professionell organisieren. Mit dem Telefonservice von Lucoyo übernimmt speziell geschultes Fachpersonal, darunter Psychologinnen und Psychologen sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten in Ausbildung, die persönliche Entgegennahme Ihrer Anrufe. Professionell, empathisch und vollständig DSGVO-konform.
Das bedeutet für Ihre Praxis:
- Bis zu 800 Minuten zurückgewonnene Zeit pro Monat bei vollem Kassensitz
- Bis zu 400 Minuten bei halbem Kassensitz
- Diese Zeit steht Ihnen wieder für Therapiestunden zur Verfügung
- Klare, strukturierte Rückmeldungen über jeden Anruf
- Zuverlässige Erreichbarkeit, auch bei Urlaub oder Krankheit
- Alle Prozesse DSGVO-konform und auf die Anforderungen psychotherapeutischer Praxen abgestimmt
In Kombination mit unserer Patientenmanagement entsteht eine vollständige Lösung für Ihre Praxisorganisation, aus einer Hand.
Das sagen Praxen, die Lucoyo nutzen
„Lucoyo’s Telefonservice ist eine unglaubliche Bereicherung für meinen Praxisalltag. Er ist nicht nur eine organisatorische Erleichterung, sondern auch ein professioneller Zusatz, insbesondere für die Patienten. Ich kann mit dem beruhigenden Gefühl arbeiten, dass meine Patienten alle notwendigen Informationen erhalten und gut aufgehoben sind.“
Dr. Steffen Jütting, niedergelassener Psychotherapeut
„Es überzeugt einfach zu wissen, dass dort professionelle Menschen sind, die Anrufende beraten und unterstützen.“
Marion Randhawa, niedergelassene Psychotherapeutin
Sie möchten nicht mehr selbst ans Telefon gehen?
Unser Telefonservice übernimmt Ihre telefonische Erreichbarkeit, persönlich, datenschutzkonform und speziell auf psychotherapeutische Praxen ausgerichtet. Ohne dass Ihre Patientinnen und Patienten auf Erreichbarkeit verzichten müssen. In einer unverbindlichen Beratung zeigen wir Ihnen gerne wir unser Telefonservice Ihre Praxis unterstützen kann.
Kein Verkaufsdruck, keine Verpflichtung. Nur ein ehrlicher Blick darauf, ob und wie Lucoyo Ihre Praxis entlasten kann.
Fazit
Die telefonische Erreichbarkeit in der Psychotherapie ist eine gesetzliche Pflicht, die im Praxisalltag oft mehr kostet als erwartet: Zeit, Konzentration und vor allen Dingen auch Einnahmen. Herkömmliche Lösungen wie Anrufbeantworter, Sprechstundenhilfen oder improvisierte Hilfsmittel reichen häufig nicht aus, um den Anforderungen dauerhaft gerecht zu werden.
Eine professionell organisierte Erreichbarkeit schafft Freiräume, die im Praxisalltag spürbar sind. Mehr Konzentration in der Therapiestunde, weniger Unterbrechungen und das Wissen, dass Anrufende gut aufgehoben sind.
Häufige Fragen zur telefonischen Erreichbarkeit in der Psychotherapie
Wie viele Minuten telefonische Erreichbarkeit sind für Psychotherapeuten Pflicht? Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten mit vollem Kassensitz müssen 200 Minuten pro Woche telefonisch erreichbar sein, bei halbem Kassensitz sind es 100 Minuten. Die Erreichbarkeit muss in Einheiten von mindestens 25 Minuten organisiert und der KV gemeldet werden.
Darf ein Anrufbeantworter die telefonische Erreichbarkeit ersetzen? Nein. Die Psychotherapie-Richtlinie schreibt vor, dass Anrufe persönlich entgegengenommen werden müssen. Ein reiner Anrufbeantworter erfüllt diese Anforderung nicht und gilt nicht als telefonische Erreichbarkeit im Sinne der Richtlinie.
Kann die telefonische Erreichbarkeit an jemand anderen delegiert werden? Ja. Wie die Erreichbarkeit organisiert wird, ist den Praxen freigestellt. Sie kann durch Praxispersonal übernommen, das Telefon umgeleitet oder an einen externen Telefonservice wie Lucoyo ausgelagert werden, solange Anrufe persönlich entgegengenommen werden.
Was kostet es, wenn die telefonische Erreichbarkeit nicht gewährleistet ist? Neben möglichen Konsequenzen durch die KV entsteht vor allem ein indirekter Schaden: Hilfesuchende erreichen die Praxis nicht, Anfragen gehen verloren und das Vertrauen in die Erreichbarkeit sinkt.
Wie viel Zeit kostet die telefonische Erreichbarkeit wirklich? Laut unserer Umfrage aus 2024 mit knapp 300 Teilnehmenden bleibt es selten bei den gesetzlich vorgesehenen Minuten. Rückrufe, Dokumentation und Nachrichtenverwaltung verlängern den Aufwand erheblich. Bei vollem Kassensitz können das bis zu 9.600 Minuten pro Jahr sein.
Quellen
Bundespsychotherapeutenkammer. (2016, Dezember 07). G-BA: Sprechstunde ist von Psychotherapeuten anzubieten. https://www.bptk.de/neuigkeiten/g-ba-sprechstunde-ist-von-psychotherapeuten-anzubieten/
Kassenärztliche Bundesvereinigung. (2024, Juli 22). Telefonische Erreichbarkeit: Informationen für Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten. https://www.kbv.de/html/26956.php
Kassenärztliche Vereinigung Bayerns. (2021, Juni 22). FAQ zur telefonischen Erreichbarkeit und psychotherapeutischen Sprechstunde [PDF]. https://www.kvb.de/fileadmin/kvb/Mitglieder/Versorgung/Psychotherapie/KVB-FAQ-Telefonische-Erreichbarkeit-Psychotherapeutische-Sprechstunde.pdf
Lucoyo Health GmbH. (2024). Deutschlandweite Umfrage zur telefonischen Erreichbarkeit in psychotherapeutischen Praxen (n ≈ 300).
