Telefonische Erreichbarkeit in der Psychotherapie

Stellen Sie sich vor, Sie führen gerade ein intensives Therapiegespräch. Ihr Handy vibriert. Dann klingelt das Praxistelefon zum dritten Mal an diesem Tag, doch Sie können nicht drangehen. Für viele Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten ist das gelebter Alltag. Zwischen Therapie, Dokumentation und Praxisorganisation bleibt kaum Raum und dennoch besteht die Pflicht zur telefonischen Erreichbarkeit. Doch was bedeutet diese Verpflichtung im Praxisalltag wirklich? Und wie kann eine moderne Lösung wie Lucoyo helfen, diesen Druck zu reduzieren und mehr Raum für die eigentliche therapeutische Arbeit zu schaffen? Genau darum geht es in diesem Beitrag.

Gesetzliche Verpflichtung: Was gilt und warum?

Was vielen Patientinnen und Patienten als selbstverständlich erscheint, stellt für Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten eine klare gesetzliche Vorgabe dar: Seit 2017 sind sie verpflichtet, feste Zeiten für die telefonische Erreichbarkeit bereitzuhalten. Sie wurde im Zuge der Reform der psychotherapeutischen Versorgung eingeführt, um den Zugang zur Behandlung zu verbessern.

Die Psychotherapie-Richtlinie sieht dabei Folgendes vor:

• 200 Minuten pro Woche bei vollem Versorgungsauftrag (in Einheiten zu je mindestens 25 Minuten)
• 100 Minuten pro Woche bei halbem Versorgungsauftrag

Die Kassenärztliche Vereinigung (KV) muss darüber informiert werden, zu welchen Zeiten die Erreichbarkeit gewährleistet ist. Diese Zeiten müssen auch auf dem Anrufbeantworter angegeben werden. Auch die Krankenkassen erhalten die Daten, um ihre Versicherten zu informieren.

Wie diese Erreichbarkeit organisiert wird, ist den Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten freigestellt. Sie kann z. B. durch Praxispersonal übernommen oder das Telefon umgeleitet werden. Entscheidend ist jedoch: Der Anruf muss persönlich entgegengenommen werden.

Die Grundidee dahinter ist, die Erreichbarkeit der Praxen für Patientinnen und Patienten zu gewährleisten, insbesondere, um einen niedrigschwelligen Zugang zu ermöglichen, auch in akuten psychischen Belastungssituationen.

Gleichzeitig kann die telefonische Erreichbarkeit auch für Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten von Bedeutung sein. Sie ermöglicht den persönlichen Kontakt zu neuen, aber auch zu bestehenden Patientinnen und Patienten. Viele sehen den telefonischen Erstkontakt als wichtigen Bestandteil der Entscheidung darüber, wem ein Termin angeboten werden kann und wer auf die Warteliste kommt.

So sinnvoll dieser Anspruch ist, in der Praxis führt er häufig zu einem Zielkonflikt: Wie kann man gleichzeitig für Patientinnen und Patienten erreichbar sein und die eigene therapeutische Arbeit ungestört und konzentriert leisten? Für viele Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten bedeutet das eine zusätzliche, unbezahlte Belastung, sowohl in organisatorischer Hinsicht als auch in Bezug auf das eigene mentale Wohlbefinden.

Was die telefonische Erreichbarkeit für den Praxisalltag bedeutet

Die telefonische Erreichbarkeit in psychotherapeutischen Praxen stellt einen wichtigen Aspekt in der Kommunikation mit Patientinnen und Patienten dar. Ihre Umsetzung im Praxisalltag ist jedoch alles andere als einfach. Das zeigt auch unsere deutschlandweite Umfrage von Anfang 2024, an der knapp 300 Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten teilgenommen haben: 66 % von ihnen empfinden die telefonische Erreichbarkeit als kräftezehrend und nur 42 % halten sie überhaupt für sinnvoll.

Obwohl viele psychotherapeutische Praxen bereits mit der Bearbeitung von Therapieanfragen und der Wartelistenverwaltung ausgelastet sind, müssen sie wöchentlich mehrere Stunden für die telefonische Erreichbarkeit aufwenden. Diese Zeit ist unbezahlt, lässt sich nicht für Therapien nutzen und geht letztlich sowohl den Patientinnen und Patienten als auch den Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten verloren.

Für eine Praxis mit vollem Kassensitz bedeutet das jährlich:

• 9.600 Minuten pro Jahr Zeitverlust im Praxisalltag
• 160 potenzielle Therapiestunden, die entfallen
• Bis zu 16.000 Euro Einkommensverlust

Bei halbem Kassensitz ergeben sich entsprechend:

• 4.800 Minuten Telefonzeit pro Jahr
• 80 entfallene Therapiestunden
• Etwa 8.000 € weniger Einnahmen

In mehr als 80 Prozent der Praxen übernehmen die Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten die telefonische Erreichbarkeit selbst, meist zusätzlich zu einem ohnehin stark ausgelasteten Arbeitsalltag. Was ursprünglich als Brücke zu Patientinnen und Patienten gedacht war, wird dadurch für viele zur täglichen Zusatzbelastung.

Warum herkömmliche Lösungen oft nicht ausreichen

Viele Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten wünschen sich Unterstützung bei der telefonischen Erreichbarkeit, doch die Realität zeigt, dass herkömmliche Ansätze schnell an ihre Grenzen stoßen. Die Delegation an Sprechstundenhilfen scheitert in vielen Fällen an den hohen Kosten und dem zeitlichen Aufwand für die Einarbeitung. Gerade in Einzelpraxen ist das kaum realisierbar. Hinzu kommt, dass bei Urlaub oder Krankheit der Sprechstundenhilfen zusätzliche Engpässe entstehen, die kurzfristig nur schwer zu überbrücken sind und zu einem erheblichen organisatorischen Mehraufwand führen können. Gleichzeitig greifen viele auf improvisierte Hilfsmittel wie E-Mail, Stift und Papier oder Excel-Listen zurück, die wenig effizient sind und zusätzliche Unsicherheiten im Datenschutz mit sich bringen. Oft bleibt als einzige Notlösung der Anrufbeantworter. Doch dieser erfüllt nicht die gesetzlichen Anforderungen, denn er ersetzt keinen persönlich entgegengenommenen Anruf.

So gewinnen Sie bis zu 200 Minuten Zeit pro Woche zurück

Die gesetzliche Verpflichtung zur telefonischen Erreichbarkeit stellt viele Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten vor organisatorische und zeitliche Herausforderungen. Mit Lucoyo bieten wir eine Lösung, die diesen Anforderungen gerecht wird und zugleich den Praxisalltag spürbar entlastet.

Entlastung durch qualifiziertes Fachpersonal

Unser ausgebildetes Fachpersonal übernimmt vollständig die telefonische Erreichbarkeit psychotherapeutischer Praxen und stellt sicher, dass alle Anrufe professionell und gemäß den geltenden Richtlinien für Psychotherapie entgegengenommen werden. Dadurch entfällt die Belastung durch ständige telefonische Unterbrechungen im Praxisalltag. Durch die Auslagerung der Erreichbarkeit gewinnen psychotherapeutische Praxen monatlich bis zu 800 Minuten (bei vollem Kassensitz) bzw. 400 Minuten (bei halbem Kassensitz) an zusätzlicher Zeit. Der Schutz sensibler Patient:innendaten hat bei Lucoyo höchste Priorität. Alle Prozesse sind DSGVO-konform und entsprechen den höchsten Sicherheitsstandards, sodass die vertrauliche Behandlung sämtlicher Informationen jederzeit gewährleistet ist. In Kombination mit unserer Software zur effizienten Bearbeitung von Therapieanfragen trägt unser Telefonservice maßgeblich zur Optimierung der Praxisabläufe bei. Dies führt zu einer spürbaren mentalen Entlastung, ermöglicht Psychotherapeut:innen, ihren Praxisalltag selbstbestimmter zu gestalten und hält ihnen effektiv den Rücken frei.

Erfahrungsbericht aus der Praxis

Dr. Steffen Jütting, niedergelassener Psychotherapeut, berichtet:

‘’Lucoyo’s Telefonservice ist eine unglaubliche Bereicherung für meinen Praxisalltag. Er ist nicht nur eine organisatorische Erleichterung, sondern auch ein professioneller Zusatz, insbesondere für die Patienten. Alles funktioniert reibungslos: Ich erhalte schnelle Rückmeldungen und kann mit dem beruhigenden Gefühl arbeiten, dass meine Patienten alle notwendigen Informationen erhalten und gut aufgehoben sind. Dadurch verlängern sich meine Arbeitspausen, und gleichzeitig wird mir ermöglicht, noch konzentrierter und professioneller zu arbeiten.’’

Fazit

Die telefonische Erreichbarkeit gehört zum Berufsalltag vieler niedergelassener Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten, stellt jedoch eine große Herausforderung dar. Sie ist zeitaufwendig, belastend und oft nur schwer mit einem vollen Praxisalltag vereinbar. Unsere Umfrage zeigt, wie hoch der Druck tatsächlich ist und wo die Grenzen herkömmlicher Lösungen liegen. Umso wichtiger sind Ansätze, die rechtliche Vorgaben erfüllen und gleichzeitig spürbar entlasten. Ein professioneller Telefonservice wie Lucoyo kann genau hier ansetzen und Freiräume schaffen. Für eine Versorgung, die sowohl Patientinnen und Patienten als auch Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten gerecht wird.

Quellen

Bundespsychotherapeutenkammer. (2016, Dezember 07). G-BA: Sprechstunde ist von Psychotherapeuten anzubieten. https://www.bptk.de/neuigkeiten/g-ba-sprechstunde-ist-von-psychotherapeuten-anzubieten/

Kassenärztliche Bundesvereinigung. (2024, Juli 22). Telefonische Erreichbarkeit: Informationen für Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten. https://www.kbv.de/html/26956.php

Kassenärztliche Vereinigung Bayerns. (2021, Juni 22). FAQ zur telefonischen Erreichbarkeit und psychotherapeutischen Sprechstunde [PDF]. https://www.kvb.de/fileadmin/kvb/Mitglieder/Versorgung/Psychotherapie/KVB-FAQ-Telefonische-Erreichbarkeit-Psychotherapeutische-Sprechstunde.pdf