Der Weg zur eigenen Privatpraxis: Leitfaden für Psychotherapeut:innen

Die Entscheidung, eine Privatpraxis zu gründen, ist für viele Psychotherapeut:innen ein bedeutender Schritt in Richtung beruflicher Unabhängigkeit. Im Gegensatz zu einer Praxis mit Kassensitz richtet sich eine private Praxis in der Regel an Selbstzahler:innen und privatversicherte Patient:innen. Diese Form der Praxisgründung ist besonders geeignet für Therapeut:innen, die mehr Flexibilität bei der Gestaltung ihrer Leistungen und Strukturen suchen – allerdings erfordert sie auch eine gründliche Planung und besondere Überlegungen hinsichtlich der Zielgruppe, des Standorts und der Finanzierung.

In diesem Beitrag geben wir Ihnen einen Überblick über die wesentlichen Aspekte, die Sie bei der Gründung Ihrer Privatpraxis beachten sollten, damit Sie von Anfang an erfolgreich starten können.

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Vorteile einer Privatpraxis

Eine Privatpraxis unterscheidet sich in mehreren Punkten von einer kassenärztlich zugelassenen Praxis. Die größten Vorteile sind:

• Freie Wahl der Patient:innen: Sie können selbst entscheiden, mit welchen Patient:innen Sie arbeiten möchten, ohne sich an die Vorgaben der Krankenkassen oder der Bedarfsplanung halten zu müssen.
• Flexibilität bei der Gestaltung: Von der Terminvergabe über die Räumlichkeiten bis zu den Behandlungsmethoden – Sie haben mehr Freiheiten.
• Keine Abhängigkeit von der Bedarfsplanung: Im Gegensatz zu einer Kassenzulassung können Sie Ihre Privatpraxis unabhängig vom regionalen Versorgungsbedarf eröffnen.
• Marktfähige Honorare: Sie legen die Preise für Ihre Leistungen selbst fest, was Ihnen die Möglichkeit gibt, Ihre Honorare am Markt auszurichten. Zudem erfolgt die Abrechnung direkt mit Ihren Patient:innen oder deren privaten Krankenversicherungen.

Grundvoraussetzungen: Was Sie benötigen

Bei der Gründung einer Privatpraxis gibt es einige wesentliche Unterschiede zur Praxis mit Kassensitz. Insbesondere sind Sie nicht an die kassenärztliche Zulassung gebunden, müssen jedoch bestimmte rechtliche Vorgaben erfüllen, um eine privatwirtschaftliche Tätigkeit aufnehmen zu können.

1. Approbation:
   • Psychotherapeut:in: Wenn Sie eine Approbation als Psychotherapeut:in besitzen, sind Sie berechtigt, psychotherapeutische Leistungen anzubieten. Diese Approbation ist Voraussetzung für die eigenständige Berufsausübung in einer Privatpraxis.
   • Heilpraktiker:in für Psychotherapie: Wenn Sie die Heilpraktikerprüfung für Psychotherapie abgelegt haben, dürfen Sie ebenfalls psychotherapeutische Leistungen anbieten, allerdings ohne die Approbation als Psychotherapeut:in. Der Vorteil hierbei ist, dass Sie nicht die formalen Studienanforderungen einer klassischen Psychotherapieausbildung erfüllen müssen. Heilpraktiker für Psychotherapie sind in ihrer Arbeit jedoch in bestimmten Bereichen und Behandlungsmethoden eingeschränkt und müssen im Rahmen der geltenden Heilpraktikergesetze arbeiten. Sie sind berechtigt Privatpatient:innen zu behandeln, können jedoch keine kassenärztliche Zulassung beantragen.
2. Eintragung ins Arztregister (optional): Auch wenn Sie keine KV-Zulassung benötigen, kann die Eintragung ins Arztregister hilfreich sein, insbesondere für die Glaubwürdigkeit bei privat versicherten Patient:innen. Für Heilpraktiker:innen für Psychotherapie ist die Eintragung ins Arztregister nicht möglich, da sie nicht über die Approbation verfügen. Heilpraktiker sind stattdessen im Register für Heilpraktiker:innen eingetragen. Die Mitgliedschaft in einer entsprechenden Kammer (z.B. Heilpraktikerverbände) kann optional sein, aber auch hier ist sie nicht zwingend erforderlich.
3. Berufszulassungen: Für approbierte Psychotherapeut:innen ist eine Mitgliedschaft in der zuständigen Landespsychotherapeutenkammer gesetzlich vorgeschrieben. Diese Kammern kümmern sich um die rechtliche Beratung, die Registrierung und die Sicherstellung der Qualität der psychotherapeutischen Leistungen. Sie bieten auch Fortbildungsmöglichkeiten und übernehmen die Aufgaben der Überwachung der Berufsausübung. Heilpraktiker:innen müssen keine Mitgliedschaft in einer Kammer nachweisen, aber es gibt einige Verbände, die ihnen Unterstützung und Weiterbildungen anbieten. Wichtig ist, dass Heilpraktiker:innen für Psychotherapie sich an die gesetzlichen Vorgaben zur Berufsausübung halten, insbesondere was die Diagnosen und Behandlungsmethoden betrifft.

Zielgruppe und Leistungsspektrum definieren

Eine klare Definition der Zielgruppe ist ein zentraler Schritt bei der Gründung einer privaten Praxis. Da Patient:innen in der privaten Praxis die Kosten selbst tragen oder über ihre private Krankenversicherung abrechnen, sollten Sie überlegen, welche Patient:innengruppen Sie ansprechen möchten.

• Zielgruppen: Selbstzahler:innen, privatversicherte Patient:innen, Beihilfeberechtigte. Möchten Sie sich auf bestimmte Themen wie Stressbewältigung, Angststörungen oder Traumafolgestörungen spezialisieren? Eine klare Zielgruppenanalyse hilft Ihnen, sich im Markt zu positionieren und gezielt zu werben.
• Leistungsspektrum: Neben klassischer Psychotherapie können zusätzliche Leistungen wie Coaching, Beratung, Paartherapie oder Prävention angeboten werden. Diese Zusatzangebote sind oft gefragt, da sie über den Rahmen der kassenärztlichen Versorgung hinausgehen.
• Honorargestaltung und Abrechnung: Legen Sie fest, welche Honorare Sie von Ihren Patient:innen verlangen möchten. Berücksichtigen Sie, dass bei Privatpatient:innen und Selbstzahler:innen keine gesetzliche Gebührenordnung wie die GOÄ für Kassenpatienten existiert, Sie sich aber an der Gebührenordnung orientieren können.

Ein klar strukturiertes, transparentes Preismodell ist ebenfalls wichtig. Überlegen Sie, ob Sie nach der Gebührenordnung für Ärzte und Psychotherapeuten (GOÄ) abrechnen oder individuelle Honorare festlegen möchten. Transparente Kommunikation der Kosten trägt zur Vertrauensbildung bei Ihren Patient:innen bei.

Standortwahl und Praxisgestaltung

Der Standort Ihrer Privatpraxis spielt eine entscheidende Rolle. Eine gründliche Standortanalyse hilft Ihnen, die richtige Region zu wählen und den Bedarf zu prüfen. Folgende Faktoren sollten Sie bei der Auswahl berücksichtigen:

• Erreichbarkeit: Eine zentrale Lage mit guter Anbindung an den öffentlichen Verkehrsmitteln ist ideal und ausreichende Parkmöglichkeiten sind wichtig.
• Zielgruppe: Überlegen Sie, welche Patient:innen Sie ansprechen möchten. Berufstätige Menschen benötigen vielleicht abends Termine, während Familien mit Kindern eher tagsüber kommen. Überlegen Sie auch, ob Ihr Standort in einem Viertel liegt, das Ihrer Zielgruppe entspricht (z. B. Berufspendler, Familien, ältere Menschen).
• Barrierefreiheit: Auch wenn eine barrierefreie Praxis nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, ist sie ein wertvolles Angebot für Patient:innen, die auf Barrierefreiheit angewiesen sind.
• Räumliche Gestaltung: Sorgen Sie für eine angenehme und beruhigende Atmosphäre. Die Gestaltung Ihrer Praxisräume beeinflusst das Wohlbefinden Ihrer Patient:innen.

Anfrageflut in der Praxis meistern

Die hohe Nachfrage nach Therapieplätzen übersteigt oft die Kapazitäten, wodurch Praxen täglich mehr Anfragen erhalten, als sie bewältigen können. Wartelisten wachsen, die Erreichbarkeit leidet, und der Verwaltungsaufwand steigt. Viele Anfragen sind zudem nicht mehr aktuell, und Patient:innen haben kaum Transparenz über ihre Wartezeit.

Wie Lucoyo hilft: Lucoyo ermöglicht eine einfache Organisation von Terminen und Patientenliste. Sie haben jederzeit einen klaren Überblick über die aktuellen Anfragen, die Patienten auf der Warteliste und die Dringlichkeit der einzelnen Fälle. Automatisierte Erinnerungen und die Möglichkeit, Terminanfragen direkt online zu bestätigen, reduzieren die administrative Belastung und helfen, Wartezeiten zu minimieren. Auch die Organisation von Anfragen und die Nachverfolgung von Behandlungsstatus wird durch Lucoyo deutlich effizienter.

Rechtliche Aspekte

• Berufsrechtliche Anforderungen: Die Einhaltung der ethischen Grundsätze und die Schweigepflicht gehören zu den berufsrechtlichen Verpflichtungen, die Sie beachten müssen.
• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Der Schutz der Patient:innendaten hat höchste Priorität. Sie müssen sicherstellen, dass alle personenbezogenen Daten gemäß der DSGVO verarbeitet werden. Dies bedeutet unter anderem, dass Sie sichere Kommunikationstools und ein verschlüsseltes System für die Aufbewahrung von Patientendaten verwenden.
• Vertragsrecht: Achten Sie bei Mietverträgen darauf, dass die Nutzung der Räume als Praxis ausdrücklich erlaubt ist.
• Steuern und Finanzen: Führen Sie eine ordnungsgemäße Buchhaltung und melden Sie Ihre Einkünfte beim Finanzamt. Als Freiberufler:in sind Sie von der Gewerbesteuer befreit, müssen jedoch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen.
• Schweigepflicht: Als Psychotherapeut:in unterliegen Sie einer strengen Schweigepflicht. Alle Informationen, die Sie von Ihren Patient:innen erhalten, dürfen nur in Ausnahmefällen weitergegeben werden (z. B. mit ausdrücklicher Zustimmung des Patienten oder bei Gefahr für das Leben des Patienten). Stellen Sie sicher, dass auch Ihre Mitarbeiter:innen diese Pflicht einhalten und die notwendigen Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Daten ergriffen werden.

Finanzielle Planung

Eine solide finanzielle Basis ist das A und O für eine erfolgreiche Praxisgründung. Berücksichtigen Sie folgende Punkte:

• Startkapital und Investitionen: Überlegen Sie, wie viel Kapital Sie für die Gründung benötigen. Dazu zählen Kosten für Miete, Renovierung, Möbel, Technik (z. B. Computer, Telefonanlage, Praxissoftware), Versicherungen, Marketing und rechtliche Beratung. Starten Sie mit einer detaillierten Finanzplanung, um sicherzustellen, dass Sie genug Mittel haben, um die Anfangskosten zu decken und den Betrieb für die ersten Monate aufrechtzuerhalten.
• Einkommensplanung: Als Privatpraxis erhalten Sie Ihr Honorar direkt von den Patient:innen oder über die private Krankenversicherung. Stellen Sie sicher, dass Ihre Honorarsätze angemessen sind und informieren Sie sich über die Gebührenordnung für Psychotherapeut:innen (GOP).
• Steuerliche Anmeldung: Melden Sie Ihre Tätigkeit beim Finanzamt an. Als Freiberufler:in müssen Sie keine Gewerbeanmeldung vornehmen. Lassen Sie sich von einem:einer Steuerberater:in unterstützen.
• Kleinunternehmerregelung: Wenn Ihr umsatzsteuerpflichtiger Umsatz 22.000 Euro im Vorjahr und 50.000 Euro im laufenden Jahr nicht überschreitet, müssen Sie keine Umsatzsteuer abführen.
• Unterstützung und Förderprogramme: Möglichkeiten für die finanzielle Förderungen für Existenzgründer sind spezielle Kredite, wie KfW-Darlehen. Weitere Beratungsangebote und Unterstützungen bieten Landespsychotherapeutenkammern, Steuerberater und Initiativen wie die Gründungswerkstatt Deutschland.

Versicherungen

• Berufshaftpflichtversicherung: Diese Versicherung schützt Sie vor Schadensersatzforderungen, die durch Fehler in der Behandlung entstehen könnten.
• Betriebshaftpflichtversicherung: Diese Versicherung deckt Risiken im Zusammenhang mit Ihrer Praxis und den Räumlichkeiten ab, z. B. bei Unfällen, Diebstahl oder Sachbeschädigung.
• Praxisausfallversicherung: Falls Sie krankheitsbedingt nicht arbeiten können, sorgt diese Versicherung dafür, dass Sie weiterhin Einkünfte haben. Besonders wichtig, wenn Sie allein arbeiten und keine geeignete Vertretung organisieren können.
• Weitere Versicherungen: Prüfen Sie, ob Sie weitere Versicherungen benötigen, wie z. B. eine Praxisinventarversicherung, eine Elektronikversicherung (für Computer und Praxissoftware) oder eine Cyberversicherung, falls Sie mit sensiblen Daten arbeiten.

Marketing: Wie Sie Patient:innen gewinnen

Als Privatpraxis sind Sie auf eine gute Sichtbarkeit angewiesen. Folgende Maßnahmen können helfen:

• Online-Präsenz: Eine gut strukturierte Website kann helfen, um Ihre Praxis und Ihr Angebot potenziellen Patient:innen vorzustellen. Achten Sie darauf, dass Ihre Website einfach zu navigieren ist und alle wichtigen Informationen enthält (z. B. Ihre Qualifikationen, Therapieschwerpunkte, Kontaktdaten). Denken Sie auch daran, eine Datenschutzerklärung zu integrieren.
• Suchmaschinenoptimierung (SEO): Optimieren Sie Ihre Website, damit sie von Patient:innen, die nach psychotherapeutischen Angeboten suchen, schnell gefunden wird.
• Netzwerk: Knüpfen Sie Kontakte zu Hausärzt:innen, Kolleg:innen und anderen Berufsgruppen, um Empfehlungen zu erhalten.
• Social Media: Nutzen Sie Plattformen wie LinkedIn oder Instagram, um Ihre Praxis und Ihre Schwerpunkte vorzustellen und Ihre Expertise zu zeigen. Auch hier ist es wichtig, Ihre Zielgruppe gezielt anzusprechen und regelmäßig Inhalte zu veröffentlichen.
• Heilmittelwerbegesetz (HWG): Beachten sie die gesetzliche Vorgaben für Werbung im Gesundheitsbereich, z. B. keine irreführenden Heilversprechen.

Patient:innenbindung und Patient:innenzufriedenheit

Die Bindung Ihrer Patient:innen ist für den Erfolg Ihrer Praxis entscheidend. Klare und regelmäßige Kommunikation ist der Schlüssel zur Patientenbindung. Stellen Sie sicher, dass Ihre Patient:innen über alle wichtigen Informationen (z. B. Terminvereinbarungen, Behandlungspläne, Kosten) informiert sind und jederzeit die Möglichkeit haben, bei Fragen oder Unsicherheiten auf Sie zuzukommen. Holen Sie regelmäßig Feedback von Ihren Patient:innen ein, um Ihre Praxis weiterzuentwickeln und sicherzustellen, dass Sie deren Bedürfnisse und Wünsche erfüllen. Eine gute Patientenbindung trägt langfristig zum Erfolg der Praxis bei, denn zufriedene Patient:innen kommen nicht nur wieder, sondern empfehlen die Praxis auch weiter.

Tipp: Ein durchdachtes System zur Kommunikation mit Ihren Patient:innen sorgt dafür, dass Ihre Praxis gut organisiert bleibt. Lucoyo bietet eine benutzerfreundliche Plattform, die es Ihren Patient:innen ermöglicht, schnell und einfach mit Ihnen in Kontakt zu treten, den Status ihrer Anfrage zu verfolgen und regelmäßig den Bedarf zu bestätigen, ohne einen Anruf zu tätigen und das ganz ohne Hürden.

Fazit

Die Gründung einer privaten Praxis für Psychotherapie ist ein spannender Schritt, der gut vorbereitet sein will. Eine detaillierte Planung der Finanzen, des Marketing, der rechtlichen Anforderungen und der Organisation ist entscheidend, um die Praxis erfolgreich zu etablieren. Mit einer klaren Zielgruppe, einer angenehmen Praxisatmosphäre und einer soliden Online-Präsenz schaffen Sie die Grundlage für eine florierende Selbstständigkeit.

Denken Sie daran, sich ausreichend Zeit für die Planung und Vorbereitung zu nehmen und sich bei Bedarf professionelle Unterstützung von Steuerberater:innen, Anwält:innen oder Kollegen:innen zu holen. Auf diesem Weg wird Ihre Privatpraxis nicht nur ein Ort für Ihre Patient:innen, sondern auch ein Erfolg für Sie als Unternehmer:in.

Schaffen Sie sich einen Ort, an dem sich Ihre Patient:innen wohlfühlen und gestalten Sie Ihren beruflichen Alltag nach Ihren eigenen Vorstellungen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrem Start in die Selbstständigkeit! 😊

Disclaimer: Die bereitgestellten Informationen dienen der Orientierung und ersetzen keine rechtliche oder steuerliche Beratung. Die Nutzung der Information erfolgt auf eigenes Risiko. Lassen Sie sich individuell beraten, um alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.